我如何兩小時解決一整天的工作，只因運用了時間管理的兩條法則

一、題記

四象限法則是著名的時間管理理論，但在實際工作中，可以行之有效的解決我們的實際問題。本次小良就對《四象限法則》這條職場工作法則進行詳細闡述。為配合《四象限法則》落地，小良還介紹了《猴子法則》和《第二象限工作法》。全文預計6000字，但全程高能，請大家做好閱讀心理準備。

二、四象限法則概念

小良近期工作較為繁忙，正好可以結合理論實際的規劃好自己的工作。為了更形象的展示《四象限法則》，小良截取了自己2020年1月6日的一天工作，來進行說明。

《四象限法則》是著名管理學家史蒂芬·科維提出的時間管理理論。它把事情按照重要和緊急程度劃分為四個象限

第一象限-重要且緊急

【定義】

這個象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重要性，無法迴避也不能拖延，必須首先處理優先解決。它表現為重大專案的談判，重要的會議工作等。

【舉例】

處理程式的生產環境問題，處理銀行的負面報道，為孩子填報志願，必須馬上去做，否則就會產生嚴重後果的事情。

【應對】

當下立即優先處理，如果出現太多這樣的事，要仔細思考原因。

第二象限-重要不緊急

【定義】

這二象限不同於第一象限，這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對於個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護，都具有重大的意義。

【舉例】

年初的工作預算，參加駕照學習計劃，制定家庭旅遊計劃等，這些事情雖然看起來不緊急，但卻不能置之不理，如果現在不重視它，隨時會發展成為重要且緊急的事。

【應對】

對待這個象限的事情，即使不迫切，也要做計劃表或者時間表，重在“持續推進”。

【目標】

避免太多這樣的事進入第一象限。

第三象限-不重要但緊急

【定義】

第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但並不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。

【舉例】

實際上，像無謂的電話、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都並不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會佔據人們的很多寶貴時間。

【應對】緊急不等於重要。

很多人認識上有誤區，認為緊急的事情都顯得重要。這種情況下，要評估這件事對於手頭其他事的重要程度，在做決定。

第四象限-不重要不緊急

【定義】

第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間，是在浪費生命。

【舉例】

發呆、上網、閒聊、遊逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。

【應對】

這個象限不能沉迷，否則工作會大打折扣。

三、四象限法則的深入闡述

相信初次看到《四象限法則》的概念後，一定會是一頭霧水，這些很簡單的理論知識，又似乎對我們的實際工作無法起到至關重要的作用，這不就是可有可無的工作方法嗎？其實不是，請大家耐心讀完，相信一定會有收穫。

想要把具體工作劃分到四象限，一定要分析透徹以下幾點：

1.如何評估一件事情的重要程度？

2.如何評估一件事情的緊急程度？

3.羅列要完成的任務清單

在實際的工作中，不同的工作著不同的特點，重要和緊急不是能統一定義的，需要個人自己根據實際工作場景判斷。

但有一個準則

：

為清單分類時，先輕重，再緩急。

4.最後按照意願，給你高、中、低

按照意願也是很重要的一個維度，有些工作紛繁複雜，但自己就是對其有興趣。有些工作看似簡單，但恰恰因為缺失興趣，導致拖延。

四、四象限法則的使用思想

明白了四象限法則的基本概念和進一步闡述後，就可以把自己的工作按照象限分別分發到四個不同的象限中了。放入象限後，針對不同象限的工作任務該用什麼方式去處理呢？

我們針對每一象限分別做簡要的說明：

第一象限 -【雷區】

1、工作或生活中的主要危機，第一象限就是雷區，進入這個象限的次數越少越好。

2、這個象限中的任務要立馬去做。

3、工作中的重大失誤往往都來自於這個象限。

4、進入一象限的工作大都不再由自己所掌控。

第二象限 -【計劃】

1.很多沒有處理好的事情，往往會進入第一象限。

舉個小良工作的例子，軟體開發進入需求討論階段後，不斷地確認需求，不斷的細化需求，就是為了避免在開發過程中出現需求變更和需求理解錯誤，如果出前期工作不到位，就會導致重新開發測試，這樣，第二象限沒有處理好的問題就轉入的第一象限。

2.第二象限，關鍵在於有計劃地做。

這個象限的工作是應該能掌控於自己手中的，或者說絕大多數工作是自己能夠主導或獨立完成的。而關鍵在於有計劃的完成，讓工作有條不紊的推進下去。

3.將時間投資於第二象限。

應該將時間投資於第二象限。第一時間對他進行任務分解，指定時間表，然後儘量每次用很少的時間完成龐大的任務。

這裡提出很關鍵的一個第二象限思想：

儲蓄工作

，每天用少量的時間，完成定向的工作進行工作儲蓄。

就像儲蓄，每天投入1元，好像沒有多大作用，但堅持一段時間後，可以做成大事。

第三象限 -【交給別人做】

1.第三象限的失誤是我們盲目和忙碌的源頭，這個象限的事務最好能放權給別人去做。

不同的崗位有著不同的工作，但職場是一個有機的內環境，互動和配合是職場必不可少的。完成好自己的領導或者協調工作，將屬於具體執行者的工作安排清楚，不能盲目的工作。

2.如果是基層的執行者，就應該委婉拒絕。

基層的執行者是沒有權利分派別人的工作的。但當第三象限出現大量任務時（不重要但緊急），要儘量把工作邊界劃分清楚，如果不屬於自己的工作，要注意委婉拒絕，儘量讓雜事清除出第三象限。

3.關於第三象限，我們使用《猴子法則》去具體實操，這一點後續詳述。

第四象限 -【儘量不做】

第四象限都是不重要且不要緊的事，一般都是個人的上網、娛樂、聊天等需求，工作期間儘量不做。

五、應用“猴子法則”走出第三象限

《猴子法則》是比爾·翁肯（Bill Oncken）曾經提出一個理論，叫‘背上的猴子’。

翁肯教授有一次偶然發現，自己在忙於加班的時候，下屬竟然在優哉遊哉地打高爾夫。這讓他突然領悟到，主管人員之所以時間不夠用，

一個很重要的原因在於沒有做好授權分責

，

將太多本該下屬去做的工作招攬到了自己身上

，

以至於永遠在苦苦追趕工作進度

。

翁肯教授把那些工作比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那獨特的時間管理理論稱為‘猴子管理藝術’。

試想一下這樣的情況：你在走道上碰到一位同事，他說：‘我遇到麻煩了，能不能和你談談？’於是你開始關切地聽他講述。結果這個問題果然很麻煩，你聽了半個小時才弄清楚是怎麼回事，而且還沒法立刻給出建議，於是你說：‘這個問題很複雜，我現在沒有時間和你討論，讓我仔細想想，回頭咱們再談談。’

讓我們用猴子理論來分析一下這個過程。

首先

，你和同事在走道上偶遇之前，誰的背上有猴子？

顯然，是同事的背上。

猴子不在你的背上，你甚至不知道有這隻猴子存在。

接著

，你開始傾聽同事的講述，這時同事背上的猴子悄悄向你的背上跨過來一隻腳。然後，聽完同事的講述，你表示要仔細想想再和同事討論。

這時，猴子便完全轉移到了你背上。

你接過了同事背上的猴子，而同事則變成了監督者。

此後

，他會不時跑來問你：‘那件事你考慮得怎麼樣了？’‘我們什麼時候再談談？’……

我們不難感覺到：

雖然應該幫助遇到困難的同事，但是也應該避免這樣的情況

：讓他們把你當作他們自己猴子的收容站，你收的愈多，他們給的愈多，到最後你被堆積如山的別人的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的‘猴子’。

你將一些並非自己職責的事情做得很有效率，可這值得你沾沾自喜嗎？

你自己的事情完成得怎麼樣呢？

這就是猴子法則，

應用它的前提是你要明確自己的責任邊界。

例如，小良的日常生活是做專案管理，我們不妨假設以下的場景：

猴子法則練習題

領導問？

關於銀聯無卡快捷支付收單接入的那個專案，想和你談一談。

你回答：____________________

外包商問？

我們怎麼解決專案人日預算超支的問題？

你回答：____________________

業務同事問？

我什麼時候能拿到這個軟體的操作說明書？

你回答：____________________

老婆問？

明天下午能否和我一起逛街？

你回答：____________________

朋友問？

這週六咱們一起去打牌吧？

你回答：____________________

父母問？

家裡的空調壞了，換一個新的吧？

你回答：____________________

極其關鍵的一點：“這些問題沒有標準的答案，只有答案的標準，這個標準是：甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到他的主人身上。”

這一點絕對不是在甩鍋，而是有效的組織溝通。我們不是猴子飼養員

。現在，我來試試甩掉身上的猴子。

老闆問：關於銀聯無卡快捷支付收單接入的那個專案，想和你談一談

你回答：好的老闆，不過能否請你先發給我一份銀聯無卡快捷支付系統的資料？

外包商：我們怎麼解決專案人日預算超支的問題？

你回答：你有什麼想法？能不能先請你做一個刪減後需求的計劃案？

業務同事問：我什麼時候能拿到這個軟體的操作說明書？

你回答：我已經讓××去做了，他會直接發給你。

老婆問：明天下午能否和我一起逛街？

你回答：老婆，下個月結婚紀念日的時候我陪你逛一整天，好嗎？

朋友問：這週六咱們一起去打牌？

你回答：好啊，到時候你給我打電話，有時間我一定去。

父母問：家裡的空調壞了，換一個新的吧？

你回答：行啊，你們選好喜歡的品牌和款式，到時候我去買。

是不是這樣回答後，光在紙上談兵就能感覺到渾身壓力的減輕。

猴子法則的兩個重點：

1.明確職責。首先自己要搞清楚到底猴子是不是你的？

明確職責是建立在自己對自身業務的精通上。有很多時候，我們會自認為，不是自己的猴子，但要中正全面的做判斷。否則就變成了無理的推脫和甩鍋。

2.溝通方式。明確，堅決，但要注意方式方法。

理越辯越明，千萬要注意不能不明不白的幹活，也不能不明不白的解決問題。更不能解決了別人的問題，產生了自己的問題。

六、第二象限工作法：四象限工作法的核心

第二象限工作法顧名思義，就是要緊緊圍繞第二象限展開工作。為什麼不是第一象限，因為第一象限已經是逼到不能再拖了。無論計劃與否，都是當下必須要解決的問題。第一象限的內容越多，代表當前的工作風險越大。我們要儘量避免第一象限的任務變多。而對應的方式就是：

第二象限工作法，把絕大多數工作控制在第二象限完成。

首先、我們需要對自己一階段（一般建議是一週）的工作任務進行分解。

這樣做的好處：

1.迫使我們將精力花在第二象限，而不是與別人扯皮中。

2.更有執行力，將專案計劃做細，會將一些潛在的風險露出沙灘，也會明確知道下一步的任務。

3.更有利於控制進度，及時知道哪項任務造成了拖延。

要知道，

時間管理的三大殺手：資訊不夠、拖延、預期結果不明確

。所有的工作都是為了避免陷入這些旋渦中。

小良拿自己一天2020-1-6日的工作內容來舉例：

2020-1-6日小良工作隨記：

重要緊急-第一象限內容

工作任務1：銀聯專戶會議

工作任務2：法審動態監控合同

工作任務3：入場通知

工作任務4：申請生產網路策略

重要不緊急-第二象限內容

工作任務1：手機轉賬支付產品開發合同稽核與提交流程

工作任務2：動態監控合同發起

工作任務3：生產網路策略配置方案表寫並申請單

工作任務4：銀聯無卡快捷支付詳細需求分析

工作任務5：2019年專案驗收單整理

工作任務6：IPV6改造：微信銀行網路架構梳理反饋

工作任務7：2019年終述職報告編寫

其次、我們需要對分解後的任務進行跟蹤。

跟蹤的意義在於及時的發現工作是否進行了偏離。這點很重要，很多朋友認為事情既然已經完成，那就已經翻篇了，還有必要在回看一次？

切實的來說，回看甚至重與任務本身。它是對你工作狀態的重要保證。否則，你的工作有可能就是水一程，火一程。

如果你的大部分時間都投入在了第二象限，那證明你的工作重心走上了正軌。而判斷你對第二象限工作法掌握的程度就在於你是否能保證：工作重心始終在第二象限。這點有點像騎腳踏車，二象限是騎行，其他象限都是摔車。

最後，我們來看看效果。小良一天的11重點任務回顧：

一、重要緊急-第一象限內容

工作任務1：耗時2h，銀聯專戶會議

參會完成，已溝通清楚問題並做安排

工作任務2：耗時2h，法審動態監控合同

1。透過郵件重新申請到合同

2。諮詢法務老師合同細項問題

3。諮詢同事簽訂合同流程，確定當前流程無誤

4。剩餘工作需要在後續過程中 跟蹤，該事項可以轉入第二象限

工作任務3：耗時1h,九鼎入場通知

1。找相關同事申請最新入場通知模板

2。按照議價內容，和公司情況，編寫入場通知

3。提交部門用印流程，等待批覆後處理

4。剩餘工作需要在後續過程中 跟蹤，該事項可以轉入第二象限

工作任務4：申請生產網路策略

已完成，在實際工作中發現其屬於第二象限

二、重要不緊急-第二象限內容

工作任務1：手機轉賬支付產品開發合同稽核與提交流程

在實際完成中發現，乙方並未按期提交sow，郵件敦促，該事項無進展

工作任務2：動態監控合同發起

前置實現為一象限內容，合同法審後才能發起，該事項無進展

工作任務3：生產網路策略配置方案表寫並申請單

該事項完成，因為該事項完全由自己可以掌控

工作任務4：銀聯無卡快捷支付詳細需求分析

一象限工作任務較多，該工作未能開始，該事項無進展

工作任務5：2019年專案驗收單整理

一象限工作任務較多，該工作未能開始，該事項無進展

工作任務6：IPV6改造：微信銀行網路架構梳理反饋

已完成

工作任務7：2019年終述職報告編寫

一象限工作任務較多，該工作未能開始，該事項無進展

三、分析總結

1。上午首先開始解決第一象限的四個任務。

但在實際做的過程中，才發現自己預想的需要自己完成的事情，還要經過別人的輔助或者審批，但自己在第一時間並未能做出及時判斷，認為自己在合適的時間完成即可。導致這些事情無形中已經被壓制了很久。

2。為了梳理事項的前因後果，需要整理郵件，耗時一小時，連帶完成IPV6改造。

3。法審合同，很多工作需要郵件溝通，提高了時間成本。確定合同後，找同事諮詢後發現現在流程沒問題，可以繼續往下走（合同流程）就可以。

4。結合一天的工作可以發現，目前小良的工作有一定程度的失衡，因為銀行工作年結剛完成，導致近期工作在第一象限積壓嚴重，致使今天的大量工作在第一象限。這是風險和不穩定的象徵，好在經過一天的處理，多項任務重新轉入第二象限。

5。今日第二象限工作大部分無進展，要警惕其在隨後的演變中進入第一象限成為緊急重要事件。

6。結合一天的工作，可以看出，整體工作得到了緩解，工作整體處理上升期，未來幾天第二象限的工作會越來越有條理。第一象限的工作會越來越少。

結語

相信看到這裡《猴子法則》和《第二象限工作法》已經解開了二三象限的孔明鎖。

末尾，我們再來總結下四象限法的處理辦法：

第一象限 -【雷區】，立刻排雷。

第二象限 -【計劃】，使用《第二象限工作法》。

第三象限 -【交給別人做】，記得《猴子法則》。

第四象限 -【儘量不做】，控制自己甚於別人。

人生天地之間，若白駒之過卻，忽然而已。

再次提醒大家，。時間管理的三大殺手：資訊不夠、拖延、預期結果不明確。這不僅在第二象限，在很多日常的工作甚至是個人愛好上，都是吞噬時間的黑洞喲。