彙報工作都不會，還敢拼職場？掌握3個底層邏輯，教你正確彙報

職場中，如果不懂彙報工作，你就默默幹到老！彙報不得要領，無法讓上級接受和認同，就會失去很多機會。

彙報工作不是一種形式，彙報本身就是工作職責的一部分。學會正確地彙報工作，掌握工作彙報技巧的人，才能成為上司信任和依賴的物件。

而真正會彙報工作的人，都懂這三個底層邏輯，結合《向上管理：如何正確彙報工作》一書中的內容，我們具體來說說。

第一個底層邏輯：運用結構化思維

理清彙報思路，突出重點，簡明扼要

商業社會通用的邏輯思維就是金字塔思維，結論先行，重點突出，簡明扼要。這也是職場彙報通用的結構化思維。

在彙報之前，你需要理清彙報思路，準備彙報內容。以下9步能夠幫你理清思路：

第1步，確定人物

你準備彙報給誰聽？是一個人還是幾個人？

如果你要向一群人彙報，比如當著全公司的面做工作彙報，那麼他們中誰才是你真正的聽眾？是你的領導，還是客戶？

只有確定了彙報物件，才能開展下一步的工作。

第2步，確定內容

彙報的內容是什麼？

你知道自己要說什麼嗎？有的人彙報工作時前後混亂，自己都不知道自己要表達什麼。這就是沒考慮清楚就張口的結果。

彙報工作中有3個簡單的彙報模型：

模型1：Why—What—How，即分別描述事件/工作/專案的起因、內容和方法。

模型2：5W1H，即分別描述事件的內容、起因、時間、地點、人物以及解決的方式或過程。

模型3：STAR模型，這是彙報工作進度最常用的模型，即交代背景、交代需要完成的任務、交代任務的完成情況和效果。

這3個模型可以應用於大多數工作彙報，能幫助你梳理過程，有條理地呈現彙報的內容，使你的彙報更有效。

第3步，確定重點

你彙報中最關鍵的部分是什麼？

一次彙報的重點應該只有一個，而這個重點應該是能用一兩句話來表達清楚的。

第4步，確定邏輯

工作彙報的邏輯是什麼？

基本的邏輯有：時間邏輯、事件邏輯、空間邏輯等。

比如，彙報工作的進展情況，你就可以使用時間邏輯，從過去到現在，選取幾個時間點來彙報。

邏輯的使用可以使你的彙報內容更清晰，展示得更直觀。

第5步，確定方式

應該用什麼方式彙報？簡單、急切的內容，可以使用口頭彙報的形式。如果口頭彙報不方便，使用即時通訊工具也可以。

如果彙報的內容比較複雜，就需要用電郵來彙報，附件可以是參考的檔案資料。

更復雜的內容，可能就需要你做PPT，然後通過當眾解說來彙報。內容的不同性質決定了你應該使用什麼樣的彙報形式。因事制宜，因人制宜，因時制宜。在不同的情況下，面對不同的人，你要選擇不同的彙報方式。

第6步，確定場合

在什麼場合彙報？是單獨去領導的辦公室彙報，還是在會議上公開彙報？

第7步，確定時間

在什麼時間彙報？彙報大概要花多少時間？彙報的那個時間是不是合適？這些點都要考慮到。

第8步，確定狀態

上司是否處在“聽彙報”的狀態？如果上司不在狀態，那麼你有幾個選擇：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他回到狀態了再彙報；要麼用幾句話總結一下你要彙報的內容，然後申請隔日再彙報。但是注意：如果彙報的內容十分緊急，即使領導不在狀態，你也要把他“拉回狀態”。

第9步，確定被接受的可能性

上司能否接受你的工作彙報？如果上司不會接受，那麼他不接受的原因是什麼？如何解決上司不能接受的問題？

理清思路之後，如何表達呢？上司的時間寶貴，在彙報的時候要分主次的先後順序，不但要精練，還要能夠引起你上司的興趣。你一定要知道，上司關注的是哪個工作、上司想先聽哪個工作。有幾個原則要牢記：

強調緊急的。

強調重要的。

強調和上司利益關係密切的。

強調上司關心的。

有三種順序供你參考：

第一種，按照時間順序彙報：

比如說，當你彙報業務時，你可以先總結過去的一個季度的表現；然後再分析當前遇到的機遇和挑戰，總結要點；最後對下一季度進行展望，對需要改進的地方加以闡述。

第二種，按照影響力排序彙報：

先說影響重大的因素，然後說次要的。

第三種，按照溝通物件的關心程度彙報：

先說溝通物件最關心的問題，再丟擲其他問題。

彙報時，儘量採用“總分總”的方式，先總結，再分別描述，最後再總結。

彙報的結果最重要，要學會把你彙報的內容歸納出個一、二、三來。可以這樣對領導說：“領導，我向你彙報三個工作：第一項是……，第二項是……，第三項是……”然後觀察領導的神情，領導在聽哪件事時表現得比較專注，你就著重彙報哪個內容。

這裡面最重要的是運用三點邏輯：學會分層次彙報，濃縮的才是精華。三點邏輯的精髓在於總結和歸類，三種方法、三個時間、三個方面、三種方位、三個工作……把內容分成三塊來闡述，就是三點邏輯。

任何事情都可以總結出個一二三來，你在說話的時候、彙報的時候，甚至思考的時候，都應該有意識地訓練自己，用“一、二、三點”來說話、彙報、思考。

第二個底層邏輯：看人說話

瞭解上司的性格，用對方喜歡和受用的方式彙報

工作上首先明白一點，

是你適應上司，不是讓上司適應你。

因為上司不是你選的，而是公司組織選的。

適應上司就需要充分了解你的上司是個什麼樣的人。

你的上司是喜歡支配和領導，帶領團隊衝鋒陷陣？還是喜歡影響他人，透過潛移默化的影響使團隊成員士氣大增？他是穩健型領導，透過嚴格執行程式帶給團隊安全感和高效？還是支援型領導，在服從規則的同時，支援整個團隊奮進，成為整個團隊堅實的後盾？

我們可以用DISC人格特質來判斷你上司的型別，這有助於你瞭解他的價值主張、驅動力、工作偏好和對下屬的偏好。

所謂DISC人格特質，是指人的性格基本可以分為四種：

D——Dominance（支配型），行動力強、以結果為導向的性格特徵；

I——Influence（影響型），性格溫和樂觀、以人為主的性格特徵；

S——Steadiness（穩健型），以程式為主、做事嚴謹、精細的性格特徵；

C——Compliance（支援型），以服從規則為主、樂於支援他人的性格特徵。

應對不同型別的上司，你需要充分了解他的性格特型，然後根據需要去改變自己，去適應他，和他實現最優互補。

支配型（D型）：結果導向

支配型上司是天生的領導者，他們的價值取向只有一個，那就是結果導向。他們的工作模式是以問題為主，以結果為唯一目標，勇往直前。們直截了當、控制一切，獨斷專行，同時是“指揮者”和“支配者”。在工作上追求的是結果和成就感。

他們常常會說的話是：“結果呢”“成果是什麼”“下一步的行動是……”“我們的目標是……”“應該如何做呢”，等等。

和D型上司溝通，必須要簡單、直接、有問必答。

你需要做的是以下幾點：

1．直截了當：支配型上司把效率和結果放在最重要的位置，所以你越直接越好，否則會被視為耽誤他的時間。

2．隨時讓他掌握狀況，及時彙報：如果你的上司事無鉅細都要了解、經常要求你向他彙報現狀，那麼他一定是D型上司，D型上司對掌控自己和他人的權力非常執著。

3．拿出結果：不要帶著問題去找他，而要帶著結果去找他。任何工作你都要卓有成效地完成，他喜歡能夠直接帶給他結果的下屬。

4．能夠處理他照顧不到的細節：D型上司的開創性使得他做決策時非常果斷，但是這種果斷也常常會使他疏忽細節、忽視弊端。作為D型上司的得力助手，你需要在他做決斷的時候，幫助他準確衡量利弊得失，並提醒他注意可能忽視的細節。但是注意，你需要做的是輔佐他，而不是反對他。

5．不要虛飾：如果沒有實際的成果，那麼就直接承認，不要用好聽的話來修飾，如“在這個過程中我們學到了……這個失敗的教訓給我們帶來了……”等。與其說這種話，不如直接說“下次我一定會拿出結果”，這樣反而會因為衝勁十足而更容易得到D型上司的欣賞。

影響型（I型）：樂觀的社交者

I型上司即“影響型”上司，性格非常爽朗、待人友善。在I型上司手下工作的你是非常開心的，因為他們喜歡營造一種輕鬆的、以人為本的工作氛圍。

I型上司喜歡影響他人而不是掌控他人，他們喜歡交際和溝通，強調互動。他們最大的驅動力是社會認同——在工作中，他需要上司、同事、客戶和下屬的認同（人的認同），需要時刻感受到自己是受歡迎的。

但是I型上司的抗壓能力較弱，遇到難題時容易逃避和陷入混亂。他注重工作中的人甚於事，喜歡交友和溝通，容易親近。

和I型上司溝通，你要做到以下幾點：

1．尊重和認同他：I型上司喜歡討好別人，友善就是他們的標籤，但是I型上司喜歡討好別人的同時也更需要他人的認同。在DISC四種性格特型中，I型上司是最渴求別人認同的。

在I型上司手下工作，你需要多多讚美他，經常表達你對他的認可和欣賞。雖然他是你的上司，但是他仍然非常需要來自下屬的肯定。

2．能夠找到重點和進行充分的邏輯思考：I型上司的腦子非常靈活，工作中點子也多，但是容易流於表面。他們善於提出問題的解決辦法，但是有時他們的解決辦法並不完善，因此能夠補充他的解決方案的下屬是被他喜歡的。

3．能夠把工作計劃貫徹到底：I型上司性格自由、不喜拘束，有時他的工作風格會顯得缺乏動力和行動力，優秀的下屬能夠彌補他的缺陷，協助他將工作計劃貫徹到底。

與I型上司溝通，你需要格外照顧他的情緒需要，注意到他的情緒起伏，並照顧他的榮譽感和被認同感需要。

穩健型（S型）：完美主義者

S型的上司是高標準的完美主義者、純粹的理性者，他們注重程式和邏輯性，擅長分析和思考，講究細節。把事情本身做好是穩健型上司工作中最大的驅動力，這裡面絕不含有感情因素。

S型上司喜歡精確、穩定、有邏輯的做事方法，在向S型上司彙報工作時，要能夠提供完美的說明和詳細的資料。

配合型（C型）：配合支援他人

C型上司是服從者，他們服從的是組織和規則。他們非常喜歡規則和程式，絕對遵守紀律。

和C型上司溝通，需要注意以下幾點：

1．能夠給出明確的規則和完善的資料：D型上司需要的是工作的結果，而C型上司更重視工作中的規則、流程和過程（不是說其不重視結果，而是其更強調做事需要符合規則）。

為C型上司彙報工作時，一方面你要能夠提供完善的資料給他，另一方面你要能夠抓住重點。這就需要你靈活變化了。

2．精確完美的品質：C型上司注重品質，他不喜歡馬馬虎虎的行為模式。如果你要遞交工作結果給C型上司，那麼最好做到完美再給他，不然會被他打回來重做。

3．能夠提供大量的資料和資料供他決策：C型上司是團隊中解決問題的高手，他們擅長分析、對比問題，在出現問題的時候，他們會花大量時間去搜集和對比資料資料。作為C型上司的下屬，你最好能夠在他要求之前就協助他做到這一點。

雖然我們將人的性格分為D、I、S、C這四種類型，但是實際生活當中，每個人身上都包含有這四種性格，只是每種性格所佔的比例不同，沒有一個人是單純只有其中一種性格的。把握上司的主要性格特質，迎合其性格，注意上述技巧，就能事半功倍。

總結一下：

D型性格的人喜歡直來直去，當你面對這種型別的上司時，就要順應他的性格，多和他討論結果和效率，多談談有關“What”的內容。

I型性格的人總是能保持樂觀開朗的性格，和I型上司相處，你要多體察他的情緒，同時多和他談論有“Who”的問題，問他：“還有誰在參與這個專案？”“還有誰支援這個決策？”人永遠是他的關注點。

S型性格的人很容易被他人所信任，你要體察S型上司的遲疑和耐性，多跟他談論有關程式和步驟的內容——下一步的計劃是什麼？我們如何達到目標？即多談“How”的問題。

面對C型上司時，更重要的是要多回答他的疑問。要注意多和他談論有關“Why”的問題——我們為什麼要這樣做？

第三個邏輯：建立彙報機制

與你的上司形成有效的工作彙報機制

彙報工作是一個長期的事情，不是彙報一次兩次就完的事。掌握了彙報的思路和說話方式，還要建立起完善的工作彙報機制。

建立彙報機制的意義在於：

讓你的上司時刻保持心中有數，對你的工作情況永遠處於放心狀態。這同時也是彙報的價值所在。

如果你缺乏主動彙報意識，沒有及時彙報問題或提前彙報，不知道何時彙報，該不該彙報，就是沒有建立彙報機制。任何上司都不會喜歡一個沒有建立起完善工作彙報機制的下屬。

由此可見，有效的彙報機制，包含多久彙報一次，彙報什麼內容，如何彙報等，通常有效的彙報要做到對以下5個內容進行主動彙報，日程做到簡單化、習慣化、定期化。這5個內容包括進度、需求、業績、意外和困難、建議和規劃。

進度

你的上司把一項工作交給你，那麼你就有義務在工作過程中向他彙報進度。如果工作有了新的進展，那麼可以隨時彙報。順利的話，可以按照既定節奏去彙報，如果不順利，則需要及時反饋和彙報，如果需要申請延期，更應提前申請，並說明延期的原因和時間。

需求

多數工作不是你一己之力就可以完成的，你可能需要申請人力或者物力來支援你的工作，這時你就需要向自己的上司彙報你的需求。

但是要注意，彙報需求是你的義務，是否同意你的需求卻是上司的權力；如果上司不同意你的請求，你就該找別的辦法。

業績

彙報業績分兩種情況：業績完成；業績未能完成。

如果業績完成了，直接彙報即可；如果業績沒有完成，就需要說明業績目標是多少，實際完成了多少、還差多少，沒有完成的原因是什麼，這個問題是不是能夠解決，目標的時間是什麼。

意外和困難

遇到困難和問題要及時彙報，遇到意外情況也需要第一時間彙報。任何時候都不要隱瞞你遇到的困難，不要期望你能自己默默解決；即便你可以自己解決，你的上司也有知情權。

建議和規劃

這裡的建議和規劃可以是工作上新的建議和規劃，也可以是對現有工作情況的改善意見。在彙報建議和規劃時，應該把使你產生建議的原因描述清楚，同時說出你的建議和它能夠帶來的好處，而不是盲目彙報。

上級時間寶貴，事務繁多，彙報要避免長篇大論和複雜描述，要儘量簡單明確。下面列出了彙報機制的5個內容，每個內容對應一個模板，是你要掌握的簡單彙報形式：

總結以下，本文講了學會彙報的三個底層邏輯，一是運用結構化思維理清彙報思路，組織語言，做到重點突出、主次分明、簡明扼要。二是看人說話，瞭解上司性格特質（DISC型），在結構化組織彙報內容的基礎上，採用對方喜歡的方式和側重點進行彙報。三是進來有效的彙報機制，讓彙報成為一種習慣，也成為你職場晉升的一把利器。記住，不會彙報，你就默默幹到老！