一小時能開好所有的會議

會議，是會越開越多的，也是困擾很多中外企業的大問題之一。很多時候，企業越大，會議越多。會議越多，執行力越差，官僚氣息越重。減少開會，而又要提高工作效率，看上去像是悖論，但其實是相輔相成的。

會議的目的，一個是傳達資訊，二是體現重視程度的形式。

傳達資訊，也就是開傳達檔案、制度、方案、規定、想法，以及討論等型別的會議，這型別的會議的最主要的目的是告訴其他人各種的資訊。大部分時候是一對多傳達資訊為主，會議召集人希望透過會議形式，更好的說明資訊，表達資訊。同時對資訊相關做出說明，希望資訊接受者更好的理解和執行。或者希望透過會議的形式，一次性收集更多的問題、建議和意見等，並透過面對面的分析討論，得出希望的結果。

另外一種就是形式性質的，比如有些董事會、代表會、招標會等法律規定的會議，是不能減少的，無論效率如何都是要開的。但大部分的會其實純粹是會議召集者想透過這種形式，來加強需要傳遞的資訊重要性，或者透過會議加強儀式感。比如一些所謂的工作部署、總結會、部門協調溝通會、座談會等等。都是希望透過會議表達一種重要感，體現重要性而開的會。最終目的是希望開會加強重要性，從而讓參會人員更提高執行力度，做好要求的內容。

目的是好的，但開會是一個技術活，一旦失控，很正經的會議，卻很容易開成流於形式，開和不開一個樣。或者浪費大量的會議時間，卻沒有提高執行力和效果。更重要的是，沒有幾個人願意去學習開會的技巧和流程要求，去開一個高效的會議，開一個真正有用的會議。只要學會開會技巧，那麼，開會的時間就能縮短，減少浪費。但從根本來說，最好的辦法減少開會。

在我們瞭解的開會的目的後，在安排會議之前，就要考慮能否有不開會就能達到目的的方法和途徑。我相信，百分之九十以上的會議，都是可以用其他方法和途徑達到目的。

第一：高層要減少開會，不要動不動就安排會議，就通知下屬開會；會議的多少，都是一個企業的習慣性行為。而且這種行為是有高層的日常行為形成，高層喜歡開會，那麼下屬也就只能多開會，否則會被高層認為不重視工作，不會開展工作，一有問題就會被批為什麼沒有開會，為什麼不開會。所以，高層會議多，企業的會就多，這是源頭，源頭控制好了，一切都好控制。最怕是高層放不下開會的心。

第二：要完善檔案、通知的傳達和抄送制度與及渠道；因為一個企業和組織，每天都有大量的資訊需要傳達。不同的人、不同的部門都需要接受和了解不同的資訊。為此，公司的正式檔案就是最好的傳遞資訊和體現重視程度的渠道和方式。一個企業要想提高這方面的效率，一定要注意強化和完善檔案及通知的傳達和抄送制度。要形成將檔案和通知以紙質的形式送達需要接受的人的習慣。現在很多企業都是忽略了這個渠道進行重要資訊的傳遞的。這也是代替開會的最好的形式、比如你原來想開會傳達一個公司的制度，要求相關部門馬上執行。有了這種習慣和方式，就可以將這個制度形成紙質檔案，將資訊和要求完整清晰的打印出來，將檔案送到相關負責人處，要求籤收，並存檔。這種方式完全可以取代大部分會議，完全達到傳遞資訊和體現重要性的目的。

第三：要將公告、郵件、微信群或其他資訊傳達的渠道，列為公司的正式的資訊渠道；要形成只要是這些渠道釋出的資訊、規定、要求等，自然就是要執行、要檢查、要跟進的好習慣。這些渠道是對正式檔案抄送渠道的一個補充，是一個面對更大範圍的資訊傳遞的渠道。隨著智慧手機的發展和普及，各種手機APP資訊傳送渠道越來越方便和高效，範圍也越來廣，所以企業要充分利用這種新的渠道，提高資訊傳遞的效率。同時透過制度的確定，提高這些新的渠道的重要性，解決開會多的問題。

第四：要重視費非正式溝通，透過完善茶水間、休息室、辦公室的接待區、開放式辦公等硬體環境，鼓勵員工進行非正式的溝通。也就是要讓員工和管理人員在上面說到的比較輕鬆的環境下進行交流和溝通，而不是事事都等到開會時候再說。這種非正式溝通比會議會更加高效，更加深入和全面。而且達成共識的機率也更高。而且很多話題透過私下溝通再進行正式會議，也會更加達成更大範圍共識，提高執行力，減少會議時間。

第五：就算萬不得已要開會，要規定開會的時間，不要超過一個小時，高層帶頭遵守，形成習慣，從而影響下屬，形成公司的會議文化，這樣就能很好的控制會議和減少會議。

會議的效率和浪費問題，已經成為一個世界性的問題，越來越多是學者和專家都在研究。而作為一個企業，最有效的解決辦法，就是高層要意識到會議的問題，要轉變觀念，看穿會議造成的浪費和拖沓。

企業管理的改善，是從大處著眼，小處著手。透過細微處的改善和進步、透過堅持和積累，就會形成大的改善和進步。每一個細節，都會形成影響，形成習慣。影響的擴大、習慣的固化，就會影響整個管理績效，影響企業的運營水平和發展潛力。會議就像一個風向標，透過會議的過程和時間，可以看出企業很多的問題。好的企業，細節之處都體現出效率和價值，有問題的企業，開會就是走過場。