審計倉庫物資管理中存在的一些風險點及關注要點

定義：所謂物資管理，是指企業在生產過程中，對本企業所需物資的採購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制工作。

目的：透過對物資進行有效管理，以降低企業生產成本，加速資金週轉，進而促進企業盈利，提升企業的市場競爭能力。

主要環節：物資計劃制訂、物資採購、物資使用和物資儲備等幾個重要環節。

基本任務： 搞好供、產、銷平衡，按質、按量、配套、及時、均衡地供應企業所需要各種生產資料，並監督和促進生產過程合理地、節約地使用物資。

主要內容有：

1、物資採購供應計劃的編制和執行；

2、積極組織貨源，搞好物資訂貨、簽訂合同、採購、調劑、運輸、排程等工作；

3、搞好物資市場調查、預測，制定先進合理的物資儲備定額，控制物資的合理庫存量；

4、提高倉庫管理工作水平，做好物資的驗收、保管、維護、發放和帳務處理等工作；

5、確定合理的物資消耗定額，綜合利用，提高物資利用率等。

物資管理過程主要分為採購計劃、物資採購、驗收入庫、倉儲保管、領用發放、盤點清查、報廢處置、財務入賬等八個環節。

一、採購計劃

主要風險：

（一）存貨預算編制不科學、採購計劃不合理，可能導致存貨積壓或短缺。

（二）採購計劃不合理、不按實際需求安排採購或根據供應商量身定做需求計劃，採購計劃與企業生產經營計劃不協調等。可能導致採購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營，甚至產生利益交換等風險。

關注點

企業應當根據各種採購週期和當前庫存情況，綜合考慮企業生產計劃、市場供求等因素，合理確定採購日期和數量，確保存貨處於最佳庫存狀態。

同時，要聯絡生產、採購、財務、銷售等部門建立存貨庫存量預警機制，及時與相關部門通報資訊。

檢查資料清單

1、月度需求計劃

2、月度臨時計劃

3、月度庫存報表

4、月度採購明細表

核對需求計劃審批流程是否齊全，結合庫存報表，需求計劃是否進行了利庫，臨時計劃是否符合公司規定，實施採購時是否按照計劃執行。

二、物資採購過程

（一）選擇供應商

選擇供應商，也就是確定採購渠道。它是企業採購業務流程中非常重要的環節。該環節的主要風險是：供應商選擇不當，可能導致採購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。

主要管控措施：

建立科學的供應商評估和准入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全企業統一的供應商網路。企業新增供應商的市場準入、供應商新增服務關係以及調整供應商物資目錄，都要由採購部門根據需要提出申請，並按規定的許可權和程式稽核批准後，納入供應商網路。企業可委託具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。

採購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優確定供應商，在切實防範舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。

建立供應商管理資訊系統和供應商淘汰制度，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價，根據考核評價結果，提出供應商淘汰和更換名單，經審批後對供應商進行合理選擇和調整，並在供應商管理系統中作出相應記錄。

檢查資料清單

1、供應商管理臺賬

2、供應商准入審批表

3、供應商考核評審表

4、合同管理臺賬

核對供應商准入和考評是否按照按規定的許可權和程式進行了稽核批准，合同臺賬中實際發生業務的供應商是否已納入供應商管理臺賬。

（二）採購方式選取

一般有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源採購、詢比價等方式。招標範圍：

1、工程類：合同估算金額在50萬元及以上的基本建設專案、技術改造（含維簡）專案中的建築安裝工程。

2、物資類：合同估算金額在30萬元及以上的裝置、原材料、輔材料及配件等。

3、服務類：合同估算金額在30萬元及以上的生產及輔助生產系統中房屋建築物（含構築物）、裝置等的維護、檢修、檢測、除錯、修復、改造等專案，設計勘察、專題報告編制、技術諮詢、工程監理、裝置監造等各類服務專案，以及各類勞務整體外包或單項外包等

主要風險

採購方式選取不當，可能存在拆解專案規避招標，圍標、串標等風險。

主要管控措施：

嚴格按照公司招標管理辦法執行採購程式，根據規定選定相應的採購方式。

嚴格界定單一來源採購的合理性，單一來源採購是指只能從唯一供應商處採購、不可預見的緊急情況、為了保證一致或配套服務從原供應商採購。嚴格按照審批程式申請，避免出現一般性物資採用單一來源採購。

詢比價採購是指對幾個供貨商（通常至少三家）的報價進行比較以確保價格具有競爭性的一種採購方式，所選擇供應商必須是經審批的、在合格供應商目錄內的供應商。

檢查資料清單

1、立項審批檔案（採購計劃）

2、專案招標審批表、招標檔案、

3、單一來源審批表、談判報價表

4、詢比價檔案、供應商報價單、比價審簽單

5、合同及合同審批表

核對立項審批內容和合同內容的一致性，詢比價檔案和供應商報價單的一致性，單一來源採購單的產品是否具有唯一性、不可預見的緊急情況或裝置的不可替代配件等特性，參加比價的供應商是否有報價產品經營資質等。

三、 物資驗收入庫

主要風險：

驗收程式不規範、標準不明確，可能導致數量剋扣、以次充好、賬實不符。

管控措施

（一） 制定驗收制度和驗收規程

企業應當重視存貨驗收工作，規範存貨驗收程式和方法，對存貨的數量、質量、技術規格等方面進行查驗，驗收無誤方可入庫。

主要檢查資料

驗收管理制度、驗收工作規程等。

審閱制度，檢查其內容是否對物資的質量、數量驗收的一般程式、驗收依據、文件記錄、傳遞和存檔、與採購部門和財務部門的業務銜接、異常情況報告等作出決定。

（二） 質量驗收

主要管控措施

貨物的驗收應當重點關注合同、發票等原始單據與貨物的數量、質量、規格等核對一致。涉及技術含量較高的貨物，必要時可委託具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。

主要檢查資料

觀察驗收部門是否對不同物料建立了相應的質檢規程、是否具備相應的檢測手段、方法和裝置等，檢驗合格後，有無質檢人員簽字、驗收日期、驗收報告等，觀是否查驗來料的合格證、出廠質檢證明的檔案。

對以重量交貨的物資，是否有清晰完整的過磅單，是否有過磅、監磅等人員的簽字。

四、倉儲保管

主要風險：物資倉儲保管方法不適當、監管不嚴密，可能導致損壞變質、價值貶損、資源浪費。

（一）制定物資倉儲保管制度和工作規程

1、主要管控措施

企業應當制定完整的倉儲保管制度和工作規程，對入庫人員授權、存貨登記、各類存貨儲藏條件、存放區域、內部流轉方式、保管責任人、定期檢查以及責任追究等方面進行詳細規範。

2、 檢查資料

①保管制度、工作規程等制度性檔案。

② 收發存報表

向倉儲部門取得保管制度、工作規程等制度性檔案，審閱制度內容，初步檢查其是否對了入庫人員的授權、存貨登記、存放區域、內部流轉方式、保管責任人、日常巡查、定期檢查存貨質量、責任追究等有關的內容作出了規範。

（二） 倉儲條件

1、管控措施

存貨倉儲期間要按照倉儲物資所要求的儲存條件妥善貯存，做好防火、防洪、防盜、防潮、防病蟲害、防變質等保管工作，物品擺放是否按照“五五碼放、大不壓小、重不壓輕”等原則進行擺放，對於特殊存放要求的存貨應能夠採取相適應的措施，以保證存貨不受損壞。

2、主要檢查資料

觀察存貨的儲存場所，檢查倉儲條件：A。是否具備防止存貨遭受日曬、雨淋等自然力破壞、保持存貨良好狀態的物理措施；B。是否具備防範存貨遭受盜竊損失的物理措施，關注影片監控有無死角、倉庫物理隔離措施（圍牆、鐵絲網）有無漏洞、夜間或暗處照明情況是否良好、倉庫門窗是否完好徒增 C。對於易燃存貨，是否配備有相應的消防措施。

不同批次、型號和用途的產品要分類存放。對代管、代銷、暫存、受託加工的存貨，應單獨存放和記錄，避免與本單位存貨混淆。

五、領用發放

主要風險：物資領用發放稽核不嚴格、手續不完備，可能導致貨物流失。甲供材料辨識不清，可能對企業造成損失。

主要管控措施

（一）制定存貨領用準出制度

企業應當根據自身的業務特點，確定適用的存貨發出管理模式，制定嚴格的存貨準出制度，明確存貨發出和領用的審批許可權，健全存貨出庫手續，加強存貨領用記錄。

檢查資料

①取得並審閱存貨管理制度或生產成本管理制度中關於存貨領用出庫的有關內容，檢查其是否對存貨領用、存貨出庫的程式、領料單及出庫單的開具及稽核程式、審批許可權等作出規定；

②詢問倉儲部門保管員，瞭解生產部門如何向倉庫領料、倉儲部門如何發料及記錄發料情況等；除生產部門人員以外，其他部門人員是否具有領料的權力，有無其他非生產部門人員領料的情況發生。

③檢視月度甲供材考核審批表，根據合同核對甲供材考核是否如實考核、是否存在漏項考核的現象。

（二）領料單開具與稽核

主要管控措施

存貨的領用發出應做到領用單據齊全，符合條件的准予領用或發出，發出貨物名稱、規格、計量單位準確，符合條件的准予領用或發出，並與領用人當面核對、點清交付。

生產部門領用原材料、半成品等用於生產加工的，有生產部門根據生產進度、原材料需求等情況編制領料單，列明領用材料的名稱、數量及領用部門、領用人等內容；領料單應經相關授權人員稽核，重點關注用料的真實性。

檢查資料

①審閱存貨管理制度、生產成本管理制度，檢查其對領料單的稽核程式、稽核要點、審批許可權方面的有關規定。

②取得已簽發的領料單，檢查：A。貨物名稱、規格、計量單位等要素是否齊全；B。領用單是否有相關負責人的簽名。

六、盤點清查

主要風險：存貨盤點清查制度不完善、計劃不可行，可能導致工作流於形式、無法查清存貨真實狀況。

主要管控措施

企業應當建立存貨盤點清查工作規程，視本企業實際情況確定盤點週期、盤點流程、盤點方法等相關內容，定期盤點和不定期抽查相結合，分類盤點和全面清查相結合，至少應當於每年年度終了開展全部的存貨清查。

存貨盤點清查一方面要核對實物的數量，檢查是否賬實相符，對賬實差異進行分析；另一方面也要關注存貨的質量，檢查其是否由明顯的損壞等，查詢重大存貨跌價的原因。

檢查資料

①取得被評價單位的盤點制度、盤點工作規程等，審閱該制度：

初步瞭解其對盤點參與人員及其職責、盤點週期（頻率）、盤點方法、盤點程式、盤點報告的編制稽核程式及報告物件、盤點差異的處理、盤點相關的記錄和報告的表單樣式等方面內容作出的規定；

②詢問參與盤點的財務部門人員、倉儲部門人員，瞭解盤點人員的構成及分工職責、盤點方法、盤點程式、盤點報告、盤點差異的處理程式等；詢問倉儲部門人員，倉儲部門自身是否對存貨進行日常盤點。

七、報廢處置

主要風險：報廢處置責任不明確、審批不到位，可能導致企業利益受損。

主要管控措施

企業應制訂資產報廢處置規定檔案，對報廢物資的判定、申請、審批、處置等流程進行規範管理。對倉庫物資進行檢查，及時、充分了解存貨的儲存狀態。

對於發現的物資毀損、報廢或流失，要分清責任，分析原因，編制資產報廢處置單，列明應處置存貨名稱、品種、規格、數量、價值、存放地點及處置原因、處置方式等內容

檢查資料

①審閱資產報廢處置管理制度，檢查其內容有無對存貨倉儲狀態進行定期檢查作出規定，瞭解存貨報廢處置的稽核程式、審批許可權、存貨廢損處置報告單據的樣表格式等。

②詢問倉儲部門、品質部門人員，瞭解廢損存貨報廢的稽核程式、審批程式，驗證制度所規定的處置程式，許可權等是否實際執行。

③取得存貨廢損處置報告單據或報廢的相關報告等，檢查：A。其內容是否對廢損物資的名稱、規格型號、廢損數量、廢損原因、金額、擬採取的處置方式等作出說明；B。報告單或報告的稽核、審批崗位人員是否簽署稽核審批意見，是否按照規定的稽核程式、許可權進行了稽核審批，相關人員的簽名是否齊全。

八、財務入賬

主要風險：會計確認不準確、不及時，造成存貨賬實不符，影響成本確認準確性，影響財務報表可靠性。

主要管控措施

存貨的會計處理，應當符合國家統一的會計準則制度的規定。企業應當根據存貨的特點及企業內部存貨流轉的管理方式，確定存貨計價方法，防止透過人為調節存貨計價方法操縱當期損益。計價方法一經確定，未經批准，不得隨意變更。

倉儲部門與財會部門應結合盤點結果對存貨進行庫齡分析，確定是否需要計提存貨跌價準備。經相關部門審批後，方可進行會計處理，並附有關書面記錄材料。

檢查資料

①​詢問財務部門會計人員，瞭解暫估入賬的方法（“整估整衝”或“貨到暫估、票到衝回”），暫估入賬所需的價格資訊、數量資訊的依據及來源；瞭解採購部門、倉儲部門等相關部門有無提供採購合同、入庫單等體現物資價格、入庫數量等依據供財務部門對物資進行估價入賬。

②取得物資估價入賬會計憑證，檢查暫估入賬物資的價格、數量、金額，判斷估價入賬能否準確反映庫存價值。

③取得與所抽取的入庫單相對應的物資正式入賬的會計憑證，檢查是否至少包括採購合同（付款條款相關內容）、入庫憑證，購貨發票。