小步為贏：應付賬款自動化的關鍵

雖然

企業的應付賬款（AP）部門

主要是在後臺運作，但對公司運營的許多方面都能產生影響。它負責審查發票，發出付款，並及時支付供應商。當企業擁有有效的 AP 流程時，它們可以幫助最大化你的現金流以執行更大的業務目標。透過最佳化 AP 流程，一個自動化的 AP 解決方案有助於為企業提供所需的可見性和洞察力，可以看到並瞭解你到底花了多少錢，花在哪裡，從而做出更好、更明智的決定，管理好採購和付款的時間。

大多數企業知道實現 AP 流程的自動化並降低其複雜性是很有必要的，但卻不知道從哪裡或如何開始。許多人認為這是耗時且複雜的，但我們在這裡想說並不是這樣的。現實情況是，無論你現在在哪裡，你的公司都可以步入 AP 自動化，並採取小步前行的方式，隨著時間的推移逐步過渡到 AP 完全自動化——一切都按照你自己的節奏和靈活的預算進行。

以下是企業和 AP 團隊在實現 AP 自動化的過程中發現自己所處的三個最常見階段：

人工的、基於紙張的流程

AP 團隊要處理大堆的紙質發票。

他們通常親自把發票交給不同的人，讓他們批准和/或手動開具支票。

他們已經因為所有的人工流程而筋疲力盡，需要讓發票得到批准，發出付款，並及時支付給供應商。

AP 團隊可能……

部分自動化

自動獲取發票的資料，而不是依賴資料輸入。

透過電子郵件接收發票，甚至透過電子郵件來回傳遞發票進行審查和批准。

使用 SharePoint 等技術來審查和批准發票。

在一個特定的檔案型別中自動處理發票。

他們也可能已經開始為工作流程或部分檔案（如非 PO 的發票或某些型別的支票請求）進行自動化分層的過程。如果他們透過電子郵件獲得發票，他們可能仍然在做大量的手動工作（如資料輸入和編碼）以記錄總分類賬中的業務交易。

全自動化

AP 團隊可以使用技術來自動化、過濾和處理大部分的採購交易（即大約75-80%的採購流程可能是自動化的）。現在的團隊不用再手動處理發票審批，而是可以把時間用於解決問題，確保供應商按時付款，並與供應商協商折扣。

小步為贏

當你從現在的位置開始，隨著時間的推移採取小步前行，步步為贏的方式，最終可能獲得巨大成功，例如：

有更多的時間來考慮組織更高層次的業務目標。

對員工支出有更多的瞭解和洞察。

改進支付策略，因此你可以促進更多的員工購買。

更快、更準確地報銷員工和供應商的費用。

增加兌現提前付款折扣和卡計劃回扣的機會。

改善 AP 週期時間、處理效率、預算合規性和現金流。

能夠最大限度地改善供應商關係，有助於談判更好的價格。

提高收入的底線。

以上所有都可以為您的業務帶來巨大的變化。