日常憑證填制的這些壞毛病，你犯過嗎？

衝賬是什麼意思

在會計日常工作中，很多基礎性的工作都涉及到會計憑證，但是對於很多新人來說。無論是什麼憑證，都必須在每項業務發生或者完成是取得或製作對應的憑證。

首先我們看業務是實際發生為準的，然後我們需明確經濟責任，填寫完整的內容；並且填寫的資料和文字要求要根據會計的基本要求來填寫。

簡單來說，就是業務的真實性、合法性、合理性、完成性、規範性等的要求。

很多企業對於剛畢業的大學生在剛上崗時一般是從貼上憑證開始，可是很多財務人員卻不重視此項工作，後續的工作當然就不能很紮實的完成；同時，很多代理記賬公司的財務人員往往被許多企業詬病，其中一個很大的原因就是這些人員在給企業做賬時對於取得的原始憑證部分青紅皂白入賬，根本不管實際業務，把企業的風險拋在了九霄雲外。

那我們日常填憑證有那些壞毛病，填寫有那些技巧需要學習的？

財務工作中，你是否遇到焦頭爛額不知如何解決的問題呢？

（此處已新增小程式，請到今日頭條客戶端檢視）

一、填制憑證的壞毛病

1、根據單據種類做賬

典型表現：凡是餐飲票都計入業務招待費。做賬時應該按業務的性質來確定成本費用的歸集科目，而不是根據單據的種類來確定會計科目。如餐飲票可能是業務招待費，也可能是職工福利。

這型別在代理記賬的財務人員和財務初學者中尤其體現的突出，可是殊不知業務招待費的扣除比例是有限額的，你的這種一刀切的做法其實是在坑你的老闆。

2、不聞不問，埋頭做賬

典型表現：拿到原始票據，也不問清票據所代表經濟業務事項的來龍去脈就做賬。

我曾經多次強調過在賬務處理時一定要先了解業務，然後再決定如何賬務處理，不能拿到餐飲費就是業務招待費、拿到住宿費就是差旅費，有些時候如果對方財務人員在開票時將用途寫錯了，你不能按照這個錯誤的入賬，而應該是根據實際業務和相關輔助的憑證進行賬務處理。

3、憑證摘要寫得太清楚

典型表現：無稅務風險意識，摘要寫得清清楚楚，明明白白。

某些時候，憑證摘要應該寫得象霧象雲又象風，否則就會象沐浴陽光溫暖的冰塊，全然忘了自身在逐漸地消融，化為一縷空氣。

我不只一次的見過有單位的財務人員在摘要裡這樣寫道：王總招待某某局長費用等類似字樣；還有的在原始憑證後面用鉛筆標註的招待某某領導，或者是和某某領導洗浴，中秋送某某領導什麼禮物等字樣

請問你的財務謹慎性哪去了，你的稅務風險哪去了？如此水平你還在整天埋怨工資太低，你好意思嗎？

4、憑證摘要寫得不清楚

典型表現：摘要要素不齊、含糊不清，有時連基本的時間、人物、事項都不寫。如“報銷費用”。

危害：摘要寫得不清楚，不利於日後查賬，更不利於分析取數。例如：辦公室報銷展會費用時，摘要只是寫“辦公室報銷展會費用”，如果銷售部對費用支出有疑問時，財務只得將報銷憑證一一翻出與銷售部對賬，如果在摘要寫得很清楚（如：辦公室王磊報銷2013XX展會費用），則僅看摘要就可核對，避免無謂的勞動。又如：支付貨款時，摘要只寫“支付貨款”，則不知道是為生產支付的貨款還是為購建固定資產支付的貨款，手工編制現金流量表時就無從判斷。

同時在往來賬我們可以設定客戶或者供應商去核對，但是在統計某部門某年發生的費用，或者某人全年發生的費用時我們不能按照個人設定那麼多三級甚至4級科目或者輔助明細賬，所以必須依靠詳細的摘要，按照詳細的摘要去篩選，查詢，很方便；同時如果報銷的某些費用後續發現有問題需要查詢，利用摘要也可以很快的落實到相關的責任人。

這一點如果你是參與或者是做過費用預算和決算的財務人員，這些是很淺顯的道理。

5、將不同事項登在同一張憑證

一般的費用報銷會在原始憑證前面附一張報銷單，有的業務人員可能是身兼數職，他在貼上憑據是往往把所有的都貼上到了一起，比如把招待費、差旅費、會議費、購買辦公用品等都貼到一張憑證後面；有的財務人員完全不明白，會籠統的去做賬；有的財務人員稍微懂一點會自己區分然後歸類入賬，但是摘要只寫一種。

這樣的入賬又浪費財務人員的時間，也不利於以後賬務的查詢

6、按報銷單合計金額

入

帳

，不按部門拆分!

所犯錯誤和上面一樣，財務人員不要僅僅是計算數字那麼簡單，而更應該注重實質。

7、將多筆金額合併成一筆

典型表現：將多筆現金或銀行存款合併成一筆記賬。

什麼？這個也算壞毛病。是的，儘管《會計基礎工作規範》第五十一條第三款規定可以根據若干張同類原始憑證彙總填制記賬憑證，但這是理論上的，實際工作中不可以，除非你想透過無盡的查賬、對賬來消磨你漫長的人生。

比如：期末在對銀行帳時，你將所有的銀行收款都錄在一張憑證上面，在你對賬時會非常費勁，這樣怎麼能提高你的工作效率？

同時假如你的企業有很多銀行賬戶，你將銀行存款合併入賬，如果你有一筆存款入錯了銀行，那麼在你對賬時勢必讓你浪費無盡的時間。

8、金額錯誤時調整分錄僅按差額調整

《會計基礎工作規範》第五十一條第五款規定：如果在填制記賬憑證時發生錯誤，應當重新填制。如果會計科目沒有錯誤，只是金額錯誤，也可以將正確數字與錯誤數字之間的差額，另編一張調整的記賬憑證，調增金額用藍字，調減金額用紅字。

是的，理論上是可以這樣，但在實際工作中，你會發現這會給日後查賬時帶來無謂的煩惱。

日常會計填制憑證有那些要求？小編將這些前車之鑑告訴大家。

二、憑證填制的實戰技巧

1、摘要根據實際情況該詳細的詳細，該模糊的模糊的。

這一點需要財務人員憑自己豐富的專業知識、稅務知識和職業素質去判斷。

2、某些憑證應從中間科目過賬，以便查賬、統計。

如現款銷售，也從“應收賬款”過一下；發放工資或福利，透過“應付職工薪酬”過一下。

曾經有平臺的學員多次諮詢過我，老師，為什麼我的工資不能直接借：管理費用貸：現金或者銀行存款科目，而是必須透過應付職工薪酬呢？如果你不透過這個科目你怎麼可以迅速的確定你本年的薪酬，你還有多少工資未發呢？

她說老師，我查工資時我透過管理費用的二級科目去查詢也很快，我接著問她：你對外報送財務報表時，報表的使用者想看你們全年的工資有多少，你可以告訴他透過管理費用的二級科目查詢嗎？報表上回體現二級科目嗎？她無話可說了

還有一個問題，就是往來賬，有的財務人員會把發票和支付憑證貼上到一起，然後在賬務處理時直接借：成本科目，貸：銀行存款等。我問你：如果需要核對企業和A公司的資金往來你去哪核對，管理費用下面可以設定二級科目核算工資，難道你還要在成本科目下面設定客戶或者供應商的二級科目嗎？

所以在賬務處理時有些中間科目是必須用的，記住會計科目絕對沒有設定多餘的，很多時候你只會覺得這些一級科目設定少了，而不會覺得他設定的多餘了。

3、錯誤憑證調整或沖銷應在原始憑證備註說明。

憑證的調整一是要用正確的方法；二是必須明白備註和摘要的寫法，有的錯帳是需要寫的很清楚，讓後續的人一看就可以看明白，有的確是模糊調整，因為也許這筆帳當時不是錯帳，只是隨著時間的推移單位業務處理的需要，所以就不能寫的那麼清楚了；三是附件要有，不能只靠摘要去調賬。

三、填制憑證的誤區

誤區1：所有的白條都不能入賬

什麼是白條？通常意義上講，白條就是指在白紙上書寫的收支證明（或收發證明）。很多財務人員認為所有的白條是不可以入賬的。其實並不是這樣，支付對方是個人且不屬於應稅勞務的支出是可以用白條入賬的，而並不需要發票。如：

①支付給個人的各種補償、賠償費用。如拆遷賠償、青苗補償費；但需有相應的賠償協議等證明檔案。

②獨生子女補助、取暖費補助、防暑降溫費等補助；

③撫卹金、救濟金等福利補助；

⑤喪葬費；

⑥死亡賠償；

⑦按經濟合同規定支付的罰款。

可根據法院判決書或調解書、仲裁機構的裁定書、雙方簽訂的提供應稅貨物或應稅勞務的協議、雙方簽訂的賠償協議等書面檔案，作為記賬的依據。

如對以上有疑問，請翻閱《稅收徵管法》第十九條規定、《會計法》第十四條規定、《企業所得稅法》第八條。

可以說這一點的控制必須以豐富的稅務知識為依據

誤區2：收誰的錢掛誰的賬(向誰開票)

正常情況下，是收誰的錢掛誰的賬，但也有例外，如委託代收、委託代付的情況，這時就不能收誰的錢掛誰的賬。故，填制憑證時一定要問清楚業務事項。

這一點在增值稅的情況下，委託代收，委託代付的業務發生越少越好

誤區3：收據不能做為記賬的憑證

凡是收據就不能做為記賬的憑證？不是。有此觀念的同志是將做賬與稅前扣除相混淆了，理由如誤區1所述，不贅述。

凡是收據都不能稅前扣除？非也。部分收據，如政府部門開具的專用票據也是可以稅前扣除的，例如

①由政府各部門開具的收費票據；

②由各事業部門開具的收費票據；

③捐贈收據；

④工會經費收據；

⑤法院的訴訟費、執行費、收款收據；

⑥軍隊收據；具體規定請參見財綜［2010］1號《行政事業單位資金往來結算票據使用管理暫行辦法》。

另外在往來賬中也是可以附收據的，這只是作為某一業務成立的憑據，反映的是經濟業務中的資金業務，並不涉及稅前扣除問題。

誤區4：職工借款出差回來報賬後單位不開收據

職工借款出差，出差回來後，用票據報賬，多退少補。不管員工是否交回現金，均應該開給衝賬收據。否則，假如財務入賬錯誤或將票據弄丟後，出差員工就有口難辯，無法證明自己借款已沖銷。

同時建議財務人員專門刻制一枚印章，可以反映報賬是透過現金支付、銀行支付還是沖銷借款，在報銷憑證上加蓋。

誤區5：差旅費津貼、誤餐補助需要發票

此類補貼津貼，不需要發票。但是要注意個稅問題。差旅費津貼免徵個人所得稅，具體標準按照財政部規定執行。而誤餐補助要分情況對待：根據財稅（1995）82號檔案規定：國稅發（1994）089號檔案規定不徵稅的誤餐補助，是指按財政部門規定，個人因公在城區、郊區工作，不能在工作單位或返回就餐，確實需要在外就餐的，根據實際誤餐頓數，按規定的標準領取的誤餐費。一些單位以誤餐補助名義發給職工的補貼、津貼，應當併入當月工資、薪金所得計徵個人所得稅。

誤區6：從A公司採購貨物、卻將貨款付給A的老闆或員工

這種情況首先如果後續員工或者老闆不承認，那麼會有口難辨，即使透過一定的手段或者手續取得了證據解決了這件事，但是也會大費周折；其次這種情況完全不符合四流一致原則，會造成發票的虛開，有很大的稅務風險，有人提出委託收款的措施，但是筆者並不贊成。

誤區7：憑證後必須附原始憑證

不完全正確。憑證後除結帳和更正錯誤的記賬憑證外必須附原始憑證，有些業務不一定有發票類的原始憑證，還可能是外單位做的分割單。

參見《會計基礎工作規範》第五十一條第三款第四款除結帳和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證後面，並在其他記賬憑證上註明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證影印件。一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應當將其他單位負擔的部分，開給對方原始憑證分割單，進行結算。

誤區8：沖銷憑證反向藍字沖銷

做沖銷憑證時應該同方向紅字沖銷，而非反向藍字。只有同向紅字沖銷，科目餘額表借、貸方向的發生額才會準確地反映真實的數字。

有些財務人員銀行存款退回時還是會借：銀行存款，貸：其他科目，這樣的處理餘額是沒有錯誤，但是會造成發生額的虛增，不能準確的反映真實情況

同時比如有一筆費用入賬重複，需要做賬務調整，可是有的財務人員不是走紅字沖銷，而是藍字沖銷，我們知道費用類科目期末試無餘額的，我們只能統計其發生額，這樣調整賬務不僅不能調整到重複入賬帶來的影響，還會造成科目發生額的重複，如果不仔細分析很可能造成費用的虛高。

四、填制憑證應具備的素質

我很早就提出在稽核和填制憑證時要遵循三個原則：合法性，合規性，合實性。合法性簡單而言就是要符合相關的法律法規；合規性就是要遵守企業制定的規章制度；合實性就是發生的業務要有詳細的來龍去脈，真實有效。

具體表現在如下幾個方面：

1、望聞問切：

填制憑證前應先仔細審查原始憑證。稽核原始憑證，不是簡單的加計金額、看費用是否符合公司的報銷制度。而應該象福爾摩斯探案一樣對憑證進行審查。這需要我們具備醫生“望聞問切”的本領。

望：仔細審查憑證，主要審查票據真實性、合法性、合規性，還有各項要素是否填寫齊備、準確。報銷程式是否合理，簽字是否完備、審批許可權是否適當等等。

聞：此聞者，聽也，非嗅也。一般來說部門主管對業務的真實性負責，財務部門無法一一確定業務的真實性，但要將票據所反應的經濟業務與自己的所知所聞相印證，如有不符，應仔細詢問並核實。這就需要平時多瞭解公司的生產經營情況，多與其他部門溝通交流。

問：審查憑證時一邊審查，一邊與報銷人聊天，儘量多問。對有疑問的地方要多方詢問並相互印證。

切：是指運用邏輯分析和職業判斷。審查票據要素（時間、地點、金額、票據號）與業務內容是否相符，對各要素的合理性做出職業判斷。例如過路費票據的審查，要仔細審查票據的時間、地點與其路線是否相符，對計程車票的時間與業務發生時間相核對。如果某業務員報銷定額票據較多、或計程車票較多，懷疑其有虛報行為，還可將其近幾個月報銷的此類票據一一登記在Excel中，按票據號和發生時間排序。是否虛報，立馬知曉。

2、全域性觀

要有全域性觀，費用報銷時就要有預算控制的意識。招待費、廣告費等還要時刻關注是否超所得稅扣除限額。

3、稅務籌劃理念

稅務籌劃本應在業務發生前，但做為補救措施，會計憑證的制單人應該是守門員，業務已經發生，在填制憑證時就應督促相關人員採取措施進行補救，至少要從形式上滿足國家稅收法律法規的規定，減少稅收支出、避免稅務處罰。

4、後期服務理念

填制憑證一定要有後期服務的理念，方便後期查賬。因而一定要核算規範合理、摘要清晰明瞭，摘要中時間、人物、單位、事項（甚至數量、單據號）一定要齊備，否則後期查賬非常麻煩。

5、風險防範意識

填制憑證時一定要有稅務風險、法律風險意識。我們說財務人員是企業的哨兵，所以在風險防範上我們一定要起到哨兵的作用，絕對不能掉以輕心。

五、其他規範事項

1、原始憑證丟失的處理方法

從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開具單位蓋有公章的證明，並註明原來憑證的號碼、金額和內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批准後，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況（目前很多票據都是從網上訂購，需要有訂購記錄，同時又相關人員證明，如果可以補打要補打），由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批准後，代作原始憑證。

2、憑證附件的張數如何計算

記賬憑證附件張數計算的原則是：沒有經過彙總的原始憑證，按自然張數計算；經過彙總的原始憑證，每一張彙總單或彙總表算一張，因為原始憑證張數已在彙總單的“所附原始憑證張數”欄內已作了登記。

這裡需要特別強調的是在企業支付款項或者是費用報銷時都會有自制的付款審批單和報銷憑證，這個自制的憑證一定是憑證的附件，因為上面有相關領導的審批簽字，有些財務人員不把這張單據作為附件是大錯特錯的。

3、票據稽核後的處理

視情況而定，有退回、報銷、作廢三種情況。

①退回：貼上不規範、單據不齊（應附而未付）、簽字不全，退回報銷人補充完善。

②報銷：完全符合要求則直接報銷；如果單據齊全，簽字齊備，只是個別票據不能報銷，則不能直接塗改報銷金額，也不應退回報銷人重新填報、重新走簽字流程，而應在報銷單上寫“核報金額XX元”後報銷。

這一點要看具體情況而定，如此的處理主要是考慮到稽核人和出納不是同一人，稽核人稽核不到位的情況，同時也為了減輕報銷人的負擔採取的變通措施。

③作廢：如果報銷人弄虛作假，經核實後，則直接作廢，不予報銷。

4、幾個單位共擔電費和物業代收電費的處理

公司與其他企業、個人共用水電的，可憑租賃合同、共用水電各方蓋章（或簽字）確認的水電分割單、水電部門開具的水電發票的影印件、付款單據等入賬。

水電費由物業公司代收且無法單獨取得發票的，憑物業公司出具的水電費使用記錄證明、水電部門開具的水電發票的影印件、付款單據等入賬。

否則，在所得稅彙算清繳時，稅務不會允許稅前扣除。

注：新頒佈的《企業所得稅稅前扣除憑證》有明確規定

原始憑證的貼上，稽核；記賬憑證的填制等內容是作為財務人員基本的素質，本文將這些資料奉獻給大家，希望可以提升每位的賬務處理能力。

在這裡相信有許多想要學習會計的同學，大家可以關注小編頭條號，

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