內向者在職場（三）：善用溝通工具

在職場中，令內向者最發怵的是什麼？我想可能是

“溝通”

吧！

前面我們已經說明了溝通的重要性，也肯定了內向者完全可以做好溝通。

那麼今天，我們來了解一下“術”的層面，看看怎麼更好地利用我們常見的溝通工具。

除了面對面溝通以外，

電話、微信/QQ都

是職場中最常見的溝通渠道，電子郵件也是部分工作環境頻繁使用的工具。

我們大概把它們分成

語言溝通（電話）、書面溝通（微信/QQ/電子郵件）

，這其中微信也會有語音“跨界”，我們最後再單獨說。

首先請大家觀察身邊一個有趣

的現象：

當你有一件事去找你的同事協助，他表示這件事是另外一位同事負責，接下來他會把那位同事的什麼聯絡方式給你？是微信？電話？還是電子郵件？

這個小測試，恰恰能看出這位同事的溝通偏好：

經常和客戶或者上級單位打交道的崗位，他們喜歡直接給我一個電話號碼。

而文字工作比較多的崗位，喜歡推給我一個微信，讓我自己新增（如果這位同事處事貼心，還會幫我提前打個招呼，說明一下我的來意）。

從通常的經驗來看，內向者多半喜愛使用微信/QQ勝過電話，而且用微信也不那麼喜歡用語音留言。

但是，溝通要適應很多場合，有些場合需要當面的語言溝通，有些場合比較適合文字間接溝通，我們不可以根據自己的喜歡來僅選擇一種方式，而排斥抗拒另一種。

那麼，身為內向者的你該如何恰當地選擇溝通工具，並且妥善地利用，在與他人的溝通中發揮最佳成效？

一、關於打電話

內向者大多不會喜歡打電話

，原因有三：

第一，

電話鈴響會讓許多內向者感到工作被打斷，特別是對於那些喜歡長時間專注於一項工作的內向者來說，這種感受格外深刻。

第二，

接電話的人對即將發生的事情通常一無所知，這種不確定性，給內向者帶來很大的壓力。

而且，接打電話的溝通是即時的，必須馬上就對方的資訊予以反饋，內向者明顯不喜歡做沒有準備的事情。

第三，

電話

除了聲音方面的資訊（諸如音調、音量、說話速度及語氣等）以外，肢體語言資訊完全欠缺，無法幫助接聽者解讀對方心理

，容易讓內向者發生誤判（很多時候，他們只是懷疑自己在誤判）。

但神奇的是，外向者則很少把通電話視為干擾，反而會當成互動的機會和舒適的外來刺激。

如果換成自己打電話給別人，內向者也會有所遲疑

，這主要是兩個原因所致：

第一，

內向者比外向者更容易擔心對方不方便接聽自己的來電，甚至會認為自己的來電可能給對方造成負擔，無論對方是客戶、老闆還是同事。

這或許是他們自己對於來電的感受造成的，推己及人，內向者會覺得自己打電話也是干擾到了他人。

第二，

即便電話是自己打過去的，在交談過程中隨時也有可能落入難以預料的狀況裡。最讓內向者為難的是打電話給陌生人，這是純粹的不可預測！因此，選擇在客服中心做接線員的內向者恐怕是少之又少。

但如之前所說，有些場合是必須要打電話的，比如和客戶討價還價、與上司確認一項重要任務的目標，等等。

遇到以下情況

，

請你利用電話來溝通：

●當你可以簡短、直接、迅速地說明情況時。如此一來，你可省去寫電子郵件的時間。

●當事情較敏感，不宜以書面形式散佈，或以書面形式易遭誤解時。倘若你無法親自與對方見面，打電話是最私密的溝通形式。

●當你必須就某些事情與對方商談時。例如你想和對方確定一個售價，由於事情敏感，透過電話商量會比用電子郵件更私密，而且也可以省去繁複的郵件往來。

你

可以這樣做來減輕

電話溝通的困擾

和壓力

：

當你打電話給別人時：

1、在通話前，請你先寫下電話內容的要

點

，比如想要討論的事情、必須得到答覆的問題、需要對方瞭解的關鍵背景或資料。倘若這次通話格外重要或存在格外多的不確定因素，你甚至可以事先寫好引言與結論。

這麼做的好處是，藉助自己擅長用文字溝通和擅長分析的特點，你可以提前找到掌控談話節奏的感覺。

如果你擔心可能會打擾到對方，不妨開篇直接問：

“我有一件關於下週計劃的事情需要和你討論，可能需要五分鐘的時間，你現在方便說話嗎？”

這時要簡單點一下你打電話的目的，讓對方衡量一下事情的重要和緊急程度，尤其是當你和自己的上司彙報的時候。

當你打的是對方的手機時，這個問題格外重要，因為你並不曉得對方目前身在何處。當你聽出來對方似乎不是很方便接聽時，不妨另外約一個更合適的時間，如此一來，你在通話時也能較為坦然、心理障礙更小。

2、當別人打電話給你時：

不妨先問問自己：我現在能夠且願意通電話嗎？如果你可以認出來電號碼是誰，有時做決定就會容易些。

如果答案為“是”：

請你簡短地與對方交談（除非你想深談）。你不妨先設定一個時限（比如“五分鐘說得完嗎？我十點過後還有事”），這樣便可以給喋喋不休的對方一點提示。

即便你沒有開門見山地預先設定時間，同樣還是可以以時間為由結束談話，例如：“我想，最重要的部分我們都談到了，很感謝！不過現在還有個會議（或約會）在等著我……”與自己的約會也是約會，所以你不用太過意不去。

如果答案為“否”：

就晚一點再回復吧！不過記得把電話鈴聲靜音，不要影響周邊的人。

二、關於電子郵件

大部分都內向者喜愛電子郵件這種溝通工具更勝於電話

，也有很多原因：

第一，它是一種文字溝通工具，符合內向者擅長用文字溝通的優勢；

第二，相較電話，它允許使用者有更充裕的時間去思考與措辭；

第三，它可以讓每個人在獨立工作的情況下，將資訊同時傳遞給無數的對話者，形成一種群體溝通，這格外有利於重視獨立工作的內向者；

第四，當內向者處於低能量水平時，電子郵件會比任何口頭溝通來得更為舒適，因為此時互動與獨處可以相互結合！

不過，這裡要提醒的是，不是所有人都喜歡字斟句酌。

外向者往往不但不會反覆掂量遣詞造句，更不會將自己所寫的內容重新瀏覽一遍，而是會非常迅速地寫完並按下“送出”鍵。

在這種情況下，外向者在電子郵件裡的措辭多半不似寫信那樣正式，反倒與口頭溝通的風格雷同。

內向者往往會先入為主地認為，別人和自己一樣都會措辭嚴謹。如此一來，他們便容易高估電子郵件裡的字句原有的含義。

因此，一篇急匆匆寫下的、文字粗俗的郵件很容易令內向者感到威脅，而太短的回答看起來則像是在敷衍。

另外要特別注意的一點是，

電子郵件所不具備的是：傳遞非言語資訊

的能力

。

純粹的文字只能提供內容，而非感情的陳述。特別愛胡思亂想的內向者往往會嘗試解讀文字裡的“弦外之音”，例如回郵是不是短於自己先前發出的郵件？這是否代表著彼此的親疏？別人稱我們為“尊敬的某某某”，我們卻以“hi某某某”回覆，別人會作何感想，會不會給人不尊重的印象？

由於沒有語氣的加持，同樣的文字可能表現出來的情緒千差萬別。請儘量先用平常心、平常態度來理解發件人的初衷，如果確實拿捏不準，建議直接用電話溝通，瞭解清楚對方的來意。

最後

，

有一點你必須知道：就算電子郵件再怎麼舒適、便利，也不能且不應取代直接與上司、下屬及同事的互動。

切記

，

隨時提醒自己，不能把這種溝通工具當成逃避的手段，躲開與他人的實際接觸。

三、關於微信/QQ

也許軟體開發工程師以內向者為主，所以微信/QQ的發明給內向者帶來了很多福音。

內向者在溝通方式上多了很多選項，這無疑增加了自主選擇的靈活度。

微信和QQ既有電話的即時性（你一句我一句，比郵件更簡短），也有電子郵件的書面化

，也就是說，內向者多多少少可以有一些思考的時間。

再加上，現在

微信的語音留言和語音通話功能

，使得它的複合型又增加了一層。

在微信的使用過程中，對於內向者來說，有幾種場景可能是給你帶來壓力：

1、

沒有文字，直接撥打語音：

類似於電話，你對未知的談話內容感到壓力巨大。

對於這種情況，我有時候會禮貌地結束通話並且回覆：“不好意思我在開會/不方便接電話，你可以發信息嗎？”

如果對方想討論的事情並非一兩句話的文字可以表述，或者你深知他是外向者，並不喜歡用文字來表達，那麼請體貼地告訴他：“你可以發語音，我轉文字來看，然後文字回覆你。”

這樣的好處，尤其體現在無聊冗長的旁聽會議中。但唯一的要求是，對方說普通話。

2、對方發一大段甚至好幾段長長的文字，可能詞不達意，或者你怕誤解了他。

不妨在看完資訊以後，用語音留言說一段話來確認他的意思。之所以不用文字，是因為文字依然存在難以表達的語氣問題，容易讓雙方產生歧義。而對方既然願意發大段文字給你，顯然也不是一個喜歡打電話的主，所以咱們還是不要語音通話來互相傷害了吧！

語音留言現在增加了取消功能，說得不滿意的，完全可以重來。

3、重要的溝通，我是發訊息，還是發語音留言，還是打語音電話？

我的解決方案是，先發一個文字訊息給對方，簡要闡述大致的溝通需求，最好不超過三行字。

例如：“您好，我有一個關於溝通工具的調研問卷想和您討論。”然後加一句：“具體的情況，如果方便的話/等您方便的時候，我給您打語音過來？”

這樣大家有一個溝通的預期，也能夠找到都願意電話溝通的時間，可以為溝通營造比較好的基礎。

另外，在非工作時間如果要打擾到別人，儘量選擇語音留言（如果不是緊急事件），這樣大家會在自己設定的時間裡處理工作問題，心情顯然更好，事情成功的機率更高。

最後，還有一個重要的建議：請不要讓別人隨時都能聯絡上你。

請你為接打電話、收發電子郵件設定好每日固定時間，至於該如何調配，則視你的實際工作而定。你會驚訝地發現，這項簡單的時間管理策略讓你的日常生活減輕了多少的壓力！

以上就是關於溝通工具的選擇和使用建議，希望對你有所幫助！

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