從大表格抽出想要的資料,分分鐘搞定!

怎麼提取表間資料

無論是Excel還是WPS表格都是我們工作中常用的工具，有時候我們在同一個表格中存放了大量資料，雖然用著方便，但是當我們需要從中抽取部分資料來做報表或列印，這時可能就沒那麼方便了。本文分享兩個簡單快捷的方法給職場小白，老鳥請忽視。

小白遇到這種情況一般會怎麼做呢？

也許直接隱藏不需要顯示的資料；或者先複製工作表，然後再刪除不需要的資料。這兩種方法既不安全，又容易出錯（當刪除的資料屬於公式的一部分時），如果領導經常要你用“總表”生成各種報表是不是很崩潰？

見招拆招！

如果報表需要的欄位（資料列）是固定的，那麼直接用“=”號就能解決。

例如位於Sheet1的“總表”如下圖（此表只為舉例說明使用，所以很簡單）：

報表只需要“供應商名稱”和“物料名稱”兩個欄位的資料，那麼我們可以在空白的Sheet2表上用“=”號將需要的資料引用過來。

步驟1：在Sheet2的單元格輸入“=”。

步驟2：進入Sheet1，點選想要引用的單元格，再點選“√”

步驟3：重複步驟1、2，引用其它列的第一個單元格。

步驟4：在Sheet2中選中剛引用的單元格，左鍵按住選框右下角的黑色+向下拖動，自動填充其它資料。

至此“報表”與“總表”的引用關係就建立了，如果“總表”資料有任何變化，“報表”也會自動同步。

如果對某列新增【篩選】功能將更加實用，例如用上述方法加入“到貨日期”列，選中該列，點選工具欄上的【篩選】圖示，就可以對該列增加篩選功能。

如果報表需要的欄位不固定該怎麼辦？

也很簡單，用透視表的最基本應用就能搞定。

步驟1：選擇“總表”中需要的資料，因為示例資料很少，我就全選了。

步驟2：點選【插入】下的【資料透視表】，再點選彈窗的確定，就會生成空資料透視表。

步驟3：在螢幕右側的【資料透視表】視窗，將【欄位列表】中的相關欄位拖到下面【資料透視表區域】的如圖位置。

步驟4：單擊【資料透視表區域】下面【列】框裡的【合格率】，點選彈窗中的【欄位設定】，在此可對欄位進行詳細設定（其它欄位也可以這樣設定）。本例把欄位顯示結果“求和”改為“平均值”。

生成的報表如下：

用這種方法，每次需要從“總表”中生成“報表”時只需要按步驟3的操作就可以得到各種組合的報表，是不是很方便？

而且還可以生成資料透檢視，只需在步驟2點選【插入】下的【資料透檢視】即可，其它操作和上面的步驟幾乎一樣。