指南：如何像專業人士一樣舉辦“有效會議”？

有效會議不僅僅是設定議程並按時開始的問題，這篇文章我們要說的是如何像專業人士一樣舉辦真正的“有效會議”。

想要舉辦一場有效會議，你要做的可不止告知會議議程和強調按時召開這些基本事項（雖然這些確實也很重要）。有效會議的真正關鍵是要以人性化的方式來組織和執行，而不是像機器一樣流程化的來執行。

我們大多數人在公司都沒有接受過“組織開會”的相關培訓，但任何人都能夠做到，而且我們也知道我們是否有必要發起會議或做些什麼能確保不浪費大家的時間。

本指南將詳細介紹組織和執行一場有效會議所需達成的各種因素，那些真正重要的東西以及不重要的部分，可能會顛覆你的以往認知。

什麼是有效的會議？

首先一定要區分【有效】和【高效】。

一個高效的會議能準時開始，由於時間把控的好過程也很快，會議討論始終保持在正確的軌道上；參與者也是越少越好，並且最終能達到既定的目標。只是這樣就算做完了嗎？遠遠不夠。

效率是一種浮於表面的判斷準則，它並不能說明正確的人是否出於正確的理由來到會議室，也不能表明會議是否為企業創造了價值。

效率是一種浮於表面的判斷準則，它不能說明你的會議是否有效。

有效會議有明確的目的

大多數人的現實情況是：開啟日曆會發現有很多會議安排。沒有什麼比反覆召開的會議更浪費時間的了，因為這些會議不再為與會者（或企業）提供任何價值，人們很容易陷入“將會議視為唯一協作方式”的陷阱。

這種下意識的傾向會給我們帶來很多困擾，也會讓會議變得越來越不受歡迎。

你確定真的要開會？

有些會議的召開是合理的，有些則不見得。會議如果僅僅為了共享資訊而舉行，那電子郵件和協作軟體的存在不就很尷尬了嗎？

在Worktile，公告是最快速最有效的資訊同步方式，所有相關人員都能檢視並評論，進行線上實時溝通。

（示意圖來自Worktile）

當然，部門和公司全體人員會議除外。這種集體會議為各個崗位的員工提供了一個獨特的機會，讓他們能夠直接聽取高管和其他領導者的意見（前提是一定要有問答互動的時間），反之亦然。

至少，會議應該以討論為中心，這樣會比透過非同步處理的電子郵件或專案評論要更加實時有效。類似的例子還有團隊或專案覆盤會，頭腦風暴會，專案經理和直接下屬之間的一對一會議等。

在最好的情況下，會議的目的是做出決策或共同合作做出一些新東西。比如專案計劃、規劃客戶行程、設定目標、解決一個問題、選擇X或Y……所有這些都是有可能可以舉辦一場有效會議的情況。

選擇具有獨特見解的參會者

會議的舉辦成本很高，所以一定要考慮好邀請誰參與。可以肯定的是，你想邀請最少的人來達到你組織這次會議的目的。但你也希望與會成員能帶來不同的觀點和見解，尤其是當會議的目的是要解決一個很棘手的問題或進行一次頭腦風暴的時候。

遺憾的是，並沒有一個可以平衡成本和創造潛力的方案。所以，你只能用你自己的判斷力來決定。

制定並分享議程

最讓人無語的一種情況就是：你莫名其妙的收到了一個會議邀請，但卻不知道會議要幹什麼，因此也不知道自己為什麼會被邀請。千萬不要成為這樣的會議組織者。使用Worktile建立會議日程，並在描述中寫明議程安排，這樣人們就能確定他們是否真的需要參加（並及時給予組織者反饋），如果不需要就謝絕會議或建議其他人參加。

（示意圖來自Worktile）

你的會議議程可能只有一個專案，但關鍵是要有一個與你想要的結果相關的議程——例如，“想出10個或以上可以在年底前將客戶流失率降低10%的方法”。

如果你不能以可操作的、結果為導向的術語來描述你的會議目的，這就表明開會可能是在浪費時間。

提示：會議的最後，準備一個5分鐘的議程，記錄下所有未解決的問題或後續任務，併為這些問題分配負責人。千萬不要跳過這個步驟！與其讓問題懸而不決，不如把討論時間縮短。

有效會議能讓每個與會者時刻參與其中

會議開始時需要確保所有與會人員百分百投入到會議中。同時要讓與會人員知道如果有人需要緊急處理其他工作，他們可以先去做，然後在會議結束後再詳細瞭解會議情況。

這是一種雙贏的做法，他們能處理好其他工作，會議也能有更多的參與者。

一個有效的會議應當全員加入談論：沒有觀眾，只有參會者。

最大限度參與計劃

在我們這個逐漸全球化的時代，很多企業都擁有各個地方的分部。稍微考慮一下時間安排對會議效率最大化大有裨益，儘可能避免把你的會議安排在別人的午餐時間，或者是在他們已經下班回家後的私人時間。當這種情況無法避免時，至少和那些不方便的人提前確認一下。

即使對於同處一地的參與者，時間也會產生影響。我們的創造性思維能力在充分睡眠後是最高的，所以把頭腦風暴會安排在早上比較合適。相比之下，我們解決問題的最好時間是在晚上，這個時候大腦有些累，注意力的放鬆可能會讓我們看到更多的機會想到更多的點。此外，我們不太可能被迫在眉睫的任務清單分散精力。

清除干擾

除非你需要寫會議紀要，否則膝上型電腦和手機都應該關閉。有些人可能會說：“我可以專注於討論的同時檢視電子郵件。”然而這基本不可能實現。

提示：與其一邊開會一邊寫會議紀要，不如讓會議主持在公共白板上草草記下，拍張照片會後整理，這樣每個人都可以合上電腦了。

有效會議為發散思維提供了一個安全的空間

當你在尋找創造性的點子、思考問題的解決方案或者進行選擇的時候，一點點的分歧會大有幫助。你不必把具體的頭腦風暴活動列在議程上，但必須讓團隊可以輕鬆地表達不一致的意見或提出各種天馬行空的想法。

在會議室裡創造出安全感

職場中要有最起碼的安全保障，要確保大家打破常規不會失業。這就是所謂的心理安全，是一個高績效團隊的領先指標之一。作為會議組織者和推動者，你要做到以身作則，率先提出有爭議的觀點或想法。

就算你認為你已經知道了正確答案，也可以透過提問來建立信任，從而引發更深入的討論。比如：“為什麼我們認為這是對的？”、“你能詳細解釋一下嗎？”或者“我們如何衡量它？”為團隊其他成員奠定保持謙遜和好奇心的基調。

包容

如果你組織了一個擁有不同知識背景的團隊，每個人都會多少表現出“與眾不同”：唯一一個內向的人、唯一一個來自金融界的人或一個上週才開始工作的人。你現在的工作就是利用這種多樣性，確保每個人的想法都能被聽到。

別忘了問問新員工，讓他們從新人的角度發表一些意見和想法。在討論快結束時，詢問團隊中最內向的那個人是否還有我們尚未考慮到的要點，以此引導他們發言。

提示：如果讓一個人主導會議，一定要讓他同時接管在白板上做筆記的職責。這樣可以讓他們成為一個傾聽者，同時讓小組的其他成員有更多的機會發言。

有效的會議產生真實和可共享的結果

這裡有一組資料：47%的員工曾抱怨過會議會使生產率下降；此外，員工們還認為幾乎一半的會議是在浪費時間；73%的人承認他們在會議期間偷偷地做了一些真正的工作。這種情況是很糟糕的，如果你的會議開對了，這些會議就是“真正的工作”。

只專注於結果

你知道會議的真正目的是因為你完整的思考過，你精心設計安排會議議程來實現會議目標。

那麼一定要切記會議目標！記住千萬不要讓討論偏離主題太久，也不要過於深入地討論超綱的技術問題（“太長”有多長，“太深”有多深，由會議主持人決定）。

提示：白板上的“備選區”是一種簡單可行的方法，可以將暫時不在討論範圍內的想法、話題和問題寫在裡面，不要干擾會議的繼續進行。這裡面涉及到的重點是，你必須尊重每一個參會者的觀點，否則你將失去團隊的信任。

如果會議的中心是要作出一個決定，不要讓整個團隊跳出這個圈並且以”可能“結尾。一定要確保大家走出會議室之後就可以立馬開始去推動這項決定或建議。

你可能並未得到全部的支援，不過這沒關係，有效的團隊合作意味著彼此足夠信任，一旦做出決定就會獲得所有人的行動支援。可以考慮使用DACI理論來闡明每個人在決策中的角色：主導者、贊同者、貢獻者或知情者。

通常最終的會議結果將整理成某種檔案形式：一個計劃、一個想法的集合、一個使用者體驗、後續專案列表等等。

在Worktile，我們會在【網盤】中建立一個線上文件，將這個文件關聯到日程“描述”裡，所有與會人員均可參與編輯這個文件，最終的會議結果也會以線上文件的形式儲存在企業網盤中。如果有其他未參會人員想檢視這個文件，只需在文件中新增關注人即可。

（示意圖來自Worktile）

儘可能的與更多的專案相關人分享這個檔案 ，或者與會議結果將有工作交叉的成員。較廣泛地分享可以減少後期可能產生的衝突，甚至還能幫助我們與團隊合作完成工作上的互補。

（示意圖來自Worktile）

不要浪費精力擔心瑣碎的事情

不要太注重於會議地點，其實99％的會議都可以選擇讓自己換個工作環境，稍微休息一下，比如：

找一個辦公室外的會議地點

帶上甜點一起分享

準備一個有趣的PPT

相反，把你的精力集中在真正能促成有效會議的要素上：會議目的、與會者、安全性和結果。我甚至認為準時開始和結束會議並不是影響一場會議成功與否的必要條件。真正重要的是如何利用你的時間-並非多久的問題。

這是一個方便的“有效會議備忘清單”：

如果會議無效，立馬更改它！

事實證明，我們的個人感覺並不是會議是否有效的唯一判斷來源。

值得慶幸的是，您可以透過以下問題向與會者尋求反饋：

這次會議對公司有價值嗎？

我們這次找對參會者了嗎？如果沒有，將來應該/不應該包括誰？

會議的目的和議程清楚嗎？

你在參與討論中有覺著不適應的地方嗎？

（用於定期迴圈的會議）我們這次會議的節奏對嗎？如果沒有，我們應該如何調整？

即使會議是一次性的，這些反饋也會幫助我們規劃更好的會議。我們應當與團隊成員們保持持續、開放的對話，更加強調進步而不是完美。

只有不斷改進，才能爭取更大的勝利！

原文作者｜Sarah Goff-Dupont

翻譯｜青澈