專案經理如何召開既高效又快速的會議？

背景

午休時分，大家都在吃飯的時候，小明給大俠不停的抱怨另一個專案經理開會的槽點。

小明說：“最近一聽到開會我就頭疼，哎，真的煩死了。你知道嗎，上週六我們開會開了一下午

，

4

個小時呀，你能想象到嗎？”

大俠問：“那個專案經理組織開會是要做什麼呀？為什麼要開一下午呢？”

小明：“哎，別提了，本來是要跟蹤一下專案進展，但是開著開著就一下午了，最後還啥都沒說，啥也沒有結論。這種會議我是真不想參加了。”

在我們的工作中無法避免的一件是就是會議，會議的型別因為主題也各不相同。但是為什麼有人會把會議開的無聊、耗時、沒有產出還是令人討厭和抗拒呢？

確定會議型別

我反覆研究這些把一個會議開的無聊、耗時、沒有產出的會議。又換位思考作為主持人為什麼會把一個會開著開著就越來越長的情況，究其根本，能把一個會開成這個樣子的原因分析如下：

1、

主持人本身就是話癆

2、

會議沒有主題

，沒有議程

3、

說著說著就跑偏了

，還不自知

4、

跑偏了後沒有人提醒

5、

沒有提前準備

，參會人員臨場思考

6、

大小事

，重要不重要的事情都拿到會上說

7、

沒有對會議時間進行規劃

······

在召開一個會議的時候首先要定義的這個會議型別是什麼樣子，比如召開一個頭腦風暴會，那麼以上問題就不存在了，因為頭腦風暴會就是讓大家暢所欲言。比如公司組織全員大會，那麼肯定是傳達資訊，時間也就確定好了。

所以在召開一個會議的前提還是要明確會議的型別是什麼的。根據工作中我們可能面對的會議會議型別可以分為：

1

、全體大會：全體人員參加的會議，規模較大，一般用於宣佈比較重要的事情。

2、

進度會議：工作過程中，對進度的彙報、知會，

瞭解工作進度情況。

3

、培訓會議：給新員工或特定人群，進行的各種培訓進修的會議，旨在透過培訓提供員工的能力。

4

、專題會議：就某一專項問題，把相關人員集中起來，進行討論，協調並形成解決方案的會議。

5、

覆盤

會議：某個專案結束後，對專案工作的各個環節進行總結，覆盤專案過程進行經驗教訓整理的會議。

6、

傳達與貫徹會議：上峰的意思，想法、精神、思路要落實下去，情況要傳達下去。

7

、例會：定期的工作會議比如月度例會，周例會，以通報工作情況，討論解決問題為主。

8

、工作簡會：臨時因為某件事情，需要馬上佈置，馬上討論的，三五人招呼到一起，十幾分鍾就能結束的簡短工作會議。

站會也屬於工作簡會。

9

、表彰會議：用於表揚，表彰，嘉獎的會議。

10

、座談會儀：以徵求看法，聽取別人的意見為主旨的會議，比較隨便地、不拘形式地討論。

專案經理如何召開高效會議

在專案過程中，專案經理如何才能召開一個高效的會議呢？

之前遇到過一個領導，他之前在外企單位工作。他的一個工作方式對讓我很驚訝又佩服，對我的工作影響也很大。

這個工作方式就是他開會的時候從不說廢話，會議前確定會議時長後，到時間後會議就結束了，如果時間不夠用了，那麼他會讓大家再回去思考一下，然後組織下一次會議。

在他看來

，

每個人的一天都是計劃好的

，

如果花更多時間在會議上思考

，

那麼就會耽誤其他可能更重要的工作

。

專案經理在組織一個會議的時候

，

無論會議型別是什麼

，

都要把控會議的時間

，

因為開會不是閒聊

，

把控會議的時間就是對每個專案成員負責

。

專案經理在專案整個生命週期中會遇到和組織很多會議，比如啟動會、站會、彙報、評審會、覆盤會等

而專案經理這些會議有一個共同特點，那就是

目的性極強的

。比如需求評審會，它的目的就是確定需求範圍，定義需求詳細細節。所以像這類的會議，專案必須做到這幾點：

會前

1、

提前準備資料

2、

提前分享內容讓參會人員有所準備

會中

3、

最好定好議程

，會議上避免跑題

4、

少說廢話

，言簡意賅

5、

任務要明確

，責任人要認定

6、

時間把握好

，避免拖太長

會後

7、

最終得出結論

只有透過會前、會中、會後全流程做到遵循開會目的意圖，那麼專案經理就能更好的開一個高效會議。