職場新人如何培養專案管理能力？看看這6個必備小技巧

職場小白上手新專案必須要了解的6個避坑小技巧，突破職場通用能力瓶頸。本文透過詳細講解這六個小技巧，希望能給萌新們帶來一些幫助。

相信有很多職場新人會碰到這樣一個場景，就是有天領導突然叫你到身邊，告知將公司戰略級產品的某塊專案分配給你負責處理，但你此前根本沒有接觸過任何專案管理。

那麼這時你肯定會抓耳撓腮、焦躁無措，不知如何往下規劃和開展工作，而且領導還時不時奪命連環式追問進展，你卻越發感到焦慮不安，生怕受到領導責罰，那麼我們該如何應對這種困境呢？

下面我將就職場通用專案管理能力培養，從6個標準動作展開，希望可以給到萌新們些許啟發。

1。 明確目標

首先作為剛步入職場的小白，在拿到領導交代的一個任務時，並不是急著找人問、要資源，然後按照要求把活幹完，而是要弄清楚的是這到底是個什麼樣的事情，目前在哪個階段，下一步準備到哪裡去。

曾經我是一名專案執行者，有次領導安排我接手一個龐大資料系統的需求管理，這個系統我也使用過，經常吐槽它一堆毛病，現在好了，我要參與最佳化這個資料產品。

當時的我一臉問號，又不能不接，最後只能四處尋找交接人的遺留檔案，把他之前做的任務清單扒出來，然後完全照搬他的方式把活幹了一次又一次。這樣做的弊端就是很容易陷入一葉障目的迷局裡，看似做了很多事情，實際上並沒有達到更好的效果，產品使用者滿意度一直徘徊在低水平。

歸根結底，其實是專案管理者缺乏全域性意識觀，迷失在雜亂無章的問題當中。當我們在管理一款產品或專案時，要先從專案本身的目標價值出發，明確專案達成的依據是什麼？

比如資料產品常用的一個可以量化的公認指標（分類準確率≥90%、使用者留存率≥20%等，計算方式也必須得到所有參與者的認可），在達成目標共識的前提下進行後續事項的管理，才能確保每一個管理動作是符合產品最佳化方向的。

那麼如何才能做好後續事項的管理呢？

那就是步驟二：拆解事項。

2。 拆解事項

肯定有很多小夥伴會質疑，“大道理我都懂，問題是怎麼操作呢？”在這裡我想分享下在某大廠做多事項拆解的經驗。

一般在做拆解事項時，首先基於既定的專案指標羅列影響專案達成的潛在因素，在這裡要提一下

杜邦分析法

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它是源自於上世紀20年代美國杜邦公司為了能客觀深入分析和比較企業經營效率和收益水平，將評估形式具化為三大財務指標，分別是淨利潤率、總資產週轉率和財務槓桿（用權益乘數衡量），這三大指標又是由更細化的經營指標統計而來，以此迴圈往復，可以拆分出更多下游指標。

有了此種思維指導，我們就可以從微觀層面思考專案的完成路徑了。以筆者曾經做過的輿情資料產品管理為例，為了提高該產品的使用者滿意度，透過和專案組的激烈討論（業務和研發為了自己的利益往往是互相博弈和爭辯），我們最終達成了一個會議結論，要求在年度目標裡，系統資料覆蓋率≥90%，分類識別準確率≥80%。

目標定下來了，接下來就是拆分事項模組了。

拆分層級建議列2層：

第1層為事項大類，歸納功能模組；

第2層為子項小類，歸納具體任務。

首先，資料覆蓋率屬於資料採集接入模組，識別準確率對應的是系統模型準確率模組，資料覆蓋率又可以拆分出陣地覆蓋率、採集完整率和及時率；識別準確率又分為產品分類準確率和輿情觀點分類準確率，觀點分類準確率可以拆解出中文準確率和英文準確率。

為了統計這些細分出來的指標，我們會羅列出對應的任務，比如在陣地覆蓋率方面，目標採集陣地有50個，上半年H1要完成覆蓋20個，下半年H2要完成覆蓋30個，採集方式為採購供應商資料，資料接入範圍涵蓋公開渠道和內部系統的反饋資料。

值得注意的是，每個拆分出來的事項之間要遵循MECE原則（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，即“相互獨立，完全窮盡”）。

3。 落實責任主體及完成時間

這一步十分重要，涉及到專案執行力。落實責任主體是為了將拆解出來的多個事項匹配到具體的責任人去執行，寫明完成時間是為了確定每個事項的完成節點，這麼做的好處是專案管理者可以更好評估所要投入的人力資源，合理排期。

4。 跟蹤進展

這一環節要做的事情是定期更新每個事項完成列表，評估責任人是否按時按質按量完成任務，甚至是作為下屬績效考核的參考。專案管理者必須要有的一個意識是，每個事項在進行過程中肯定會碰到各種各樣沒有預料到的難題，比如陣地採集過程中發現Fackbook平臺新的隱私安全政策禁止第三方抓取使用者的評論資料，或者觀點分類模型訓練樣本質量不高，數量不夠等等。所以例行check事項是否順利開展是很有必要的。

5。 識別風險

風險一般透過評估每個事項對應的測試指標來識別，由於其在專案執行中發生機率較大，所以單獨列出來讓大家加強記憶。

比如筆者曾經在負責系統模型準確率模組管理時，業務目標在是今年將100個觀點分類準確率提高至70%，並上線至系統讓使用者可以正常試用。

我透過梳理觀點分類體系及分配樣本判讀人力來推動進度往前趕，在9月份統計指標時發現已驗收達標並上線執行的觀點標籤僅有45個，透過驗收透過率識別到風險：截止第三季度觀點分類完成率不足50%，離目標差距較大。但只剩1個季度的時間，因此我及時通報相關上級領導，建議專案組加大人力投入，力爭達成專案既定指標。

這樣做的好處是即使最後沒有完成年度目標，主要的過錯也不在你這一方，最終你可能會梳理出如下這張進展跟蹤表。

6。 定期彙報

這個步驟是為了讓領導知道專案的完成進展，已經取得了哪些效果，現在距離目標還有多遠，而且作為這個專案的負責人你也可以透過總結難點，向領導求助資源配合，體現你的主動思考和資源協調能力，要好好利用這個機會展現自己的工作成果。

寫在最後

從職場小白成長到能帶新人的優秀骨幹，專案管理能力是一道必須跨越過去的檻，其遵循著PDCA的原則，堅持長期在工作中刻意訓練這6個技巧，將有效避免掉絕大數的坑。

本文由 @扎文虎克 原創釋出於人人都是產品經理。未經許可，禁止轉載

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