如何設定與登記出納賬簿

固定資產如何登記造冊

透過填制和稽核會計憑證，大量的經濟業務資訊被轉化為會計資訊記錄在記賬憑證上。 但是，這些記錄在會計憑證上的資訊還是十分分散的，還不足以把會計主體在某一時期內發生的經濟業務全面地、連續地、分類地反映出來。

為了把分散在會計憑證中的大量會計資料加以集中歸類反映，為經營管理提供系統、完 整的會計核算資料，併為編制會計報表提供依據，就必須設定和登記賬簿。設定和登記賬簿 是會計核算的專門方法之一。

一、什麼是賬簿

會計賬簿，簡稱“賬簿”，是由具有一定格式的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、 系統、連續地記錄各項經濟業務的簿冊。

需要指出的是，賬簿與賬戶有著十分密切的聯絡。賬戶是根據會計科目開設的，賬戶存在於賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在。 然而，賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實內容。賬簿序時、分類地記載經濟業務， 是在個別賬戶中完成的。因此也可以說，賬簿是由若干賬頁組成的一個整體，而開設於賬頁上的賬戶則是這個整體中的個別部分，所以，賬簿與賬戶的關係，是形式與內容的關係。

二、賬簿的分類

由於各企業的經濟業務繁簡不同，經濟管理的要求不同，所設定賬簿的種類也不同。為 了更好地瞭解、掌握和運用各種賬簿，有必要對賬簿進行分類。

按其用途不同，賬簿可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿。賬簿的用途是指賬簿用 來登記什麼經濟業務，以及具體的登記方法。

（1） 序時賬簿

序時賬簿，又稱為“日記賬”，它是按照經濟業務發生或完成的時間先後順序，逐日逐筆進行登記的賬簿。

序時賬簿按其記錄的內容不同，可以分為普通日記賬和特種日記賬。普通日記賬，也叫“通用日記賬”、“分錄日記賬”，是用來記錄全部業務的日記賬；特種日記賬，是專門用來記錄某一型別經濟業務的日記賬，如記錄現金收付業務及其結存情況的現金日記賬，記錄銀 行存款收付業務及其結存情況的銀行存款日記賬。

實務中，我國大多數企業一般只設置現金日記賬和銀行存款日記賬兩種特種日記賬，而 不設定普通日記賬和其他特種日記賬。

現金日記賬與銀行存款日記賬

（2） 分類賬簿

分類賬簿，也稱“分類賬”，是對全部經濟業務按照總分類賬戶和明細分類賬戶進行分類登記的賬簿。分類賬簿按其反映的經濟內容詳細程度的不同，又分為總分類賬簿和明細分 類賬簿。

①總分類賬簿簡稱“總賬”，是按總分類科目（一級科目）開設的，總括反映和監督各項資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等核算資料的賬簿。

②明細分類賬簿也稱“明細賬”，是按某個總賬科目所屬的明細分類科目（二級科目）開設的，用來提供各會計要素詳細核算資料的賬簿。

明細賬是對總賬的補充和進一步說明，並受總賬的統馭和控制；總賬某個專案的總額應 與其有關的明細賬的金額之和相等。

分類賬簿

（3） 備查賬簿

備查賬簿，又稱“輔助賬簿”，簡稱“備查簿”，是對某些在日記賬和分類賬中都不予 記錄或記錄不全的經濟業務進行補充登記的賬簿。

設定和登記備查賬簿的目的，是在正式賬簿之外，提供某些必要的、有用的參考資料或 補充資訊。例如，“租入固定資產備查簿”用來登記那些以經營租賃方式租入、不屬於本企 業資產、不能記入本企業固定資產賬戶的機器裝置等；“應收票據備查簿”用來登記本企業 已經貼現的應收票據，由於存在或有債務（即尚存在著票據付款人到期不能支付票據款項而 使本企業產生連帶責任的可能性），而這些應收票據已經不能在企業的序時賬簿或分類賬簿 中反映，所以要登記備查。

按外表形式的不同，賬簿可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿三種。賬簿的 外表形式是指構成賬簿的賬頁是固定裝訂成冊還是採用散頁（即不加以固定）的方式。

（1） 訂本式賬簿

訂本式賬簿簡稱“訂本賬”，是在啟用前就已將賬頁裝訂在一起，並已對賬頁進行了連續編號的賬簿。實務中，總賬、現金日記賬和銀行存款日記賬一般都採用訂本賬。

訂本式賬簿

訂本賬的優點是賬頁數量及位置固定，能避免賬頁散失和防止隨意抽換賬頁，因此更能 夠保證賬簿記錄的真實性。

訂本賬的缺點是由於賬頁頁數固定，不能準確地為各賬戶預留賬頁，如果預留太多，會造成浪費；預留太少，又會影響連續記錄，而且同一本賬簿只能由一人登記，不便於分工。

（2） 活頁式賬簿

活頁式賬簿簡稱“活頁賬”，是在賬簿登記完畢之前並不固定裝訂成冊，而是裝在活頁賬夾中，可根據實際需要隨時增減賬頁的賬簿。當賬簿登記完畢之後（通常是一個會計年度 結束之後），才將賬頁予以裝訂，加具封面，並給各賬頁連續編號。活頁賬簿主要適用於各 種明細分類賬。

活頁賬的優點是便於分工記賬，可以根據經濟業務實際需要隨時增減賬頁，使用比較靈 活；缺點是如果管理不善，賬頁容易散失或被抽換。因此在使用活頁賬時，也要按規定順序 編號，並定期裝訂成冊或封扎保管，以防止舞弊的產生。

活頁式賬簿

（3） 卡片式賬簿

卡片式賬簿又稱“卡片賬”，指將賬頁所需格式印刷在硬卡上，對每一張卡片進行編號， 裝在卡片箱內的一種賬簿。卡片賬的使用靈活，可根據需要隨時抽換和增添卡片，跨年度也可以使用。

卡片賬實際上也是一種活頁賬，只不過它不是裝在活頁賬夾中，而是裝在卡片箱內。它靈活方便，可以使記錄的內容詳細具體，可以跨年度使用而無須更換賬頁，也便於分類彙總和根據經營管理上的需要轉移卡片。但是，這種賬簿的賬頁容易散失或被抽換，因此在使用卡片賬時，應在卡片上進行連續編號，並加蓋有關人員的印章；卡片箱應該由專人負責保管， 以保證安全。

在我國，企業一般只對固定資產的核算採用卡片賬形式，因為固定資產在長期使用中其 實物形態不變，又可能經常轉移使用部門，設定卡片賬便於隨同實物轉移。有些企業在材料 和低值易耗品的核算中也使用卡片賬。

卡片賬

按所使用的賬頁格式不同，賬簿可以分三欄式賬簿、多欄式賬簿、數量金額式賬簿三種。

（1） 三欄式賬簿

三欄式賬簿，是設有借方、貸方和餘額三個基本欄目，分別用於反映某項資金的增加、 減少和結餘情況的賬簿。

三欄式賬簿適用於只需要進行金額核算的經濟業務。現金和銀行存款日記賬、總賬以及 資本、債權、債務明細賬都可以採用三欄式賬簿。

三欄式賬簿

（2） 多欄式賬簿

多欄式賬簿，是指在賬簿的兩個基本欄目（借方和貸方），按需要分別設定若干專欄的 賬簿，如多欄式日記賬、多欄式明細賬。

多欄式賬簿有若干金額欄，主要用於需進行分專案反映的經濟業務，以更加詳細具體地 記載某一小類經濟業務的活動情況。收入、費用明細賬一般採用這種形式的賬簿。

多欄式賬簿

（3） 數量金額式賬簿

數量金額式賬簿，是指在借方、貸方和餘額三個欄目中，都分別設定數量、單價和金額

三個小欄目的賬簿。

數量金額式賬簿主要適用於既需要進行金額核算又需要進行數量核算的經濟業務。材 料、庫存商品等明細賬一般採用數量金額式賬簿。

數量金額式賬簿

三、賬簿的基本內容

在符合國家統一會計制度規定的基礎上，企業可以根據自身經濟業務的需要設定相應的 會計賬簿。因此，在實際工作中，賬簿的格式是多種多樣的。但無論採用何種格式，賬簿都 應包括封面、扉頁、賬頁三個部分。

賬簿的封面主要標明賬簿的名稱（如總分類賬、明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日 記賬等）和記賬單位名稱等內容。

賬簿封面

賬簿扉頁主要包括“賬簿啟用及交接表”和“賬簿目錄”兩部分。

（1）

“賬簿啟用及交接表” 填列單位名稱和賬簿名稱、賬簿啟用日期、頁數、冊次、賬簿經管人員、接交記錄等。

單位名稱

公章

賬簿名稱

（第

冊）

賬簿編號

賬簿頁數

本賬簿共計

頁（

）

啟用日期

公元

年 月

日

經管人員

單 位 主 管

財 悟 主 管

復

核

記

賬

姓 名

蓋 章

姓 名

蓋 章

姓 名

蓋 章

姓

名

蓋 章

交接記

錄

經

管

人 員

接

管

交

出

職

別

姓

名

年

月

日

蓋 章

年

月

日

蓋 章

備

注

賬簿啟用及交接表

（2） “賬簿目錄”是由記賬人員在賬簿中開設賬頁戶頭後，按順序登記每個賬戶的名稱和頁數，以便於查閱賬簿中所登記的內容。如果是活頁賬簿，由於在賬簿啟用時無法確定頁數，可先將賬戶名稱填寫好，待年終裝訂歸檔時，再填寫頁數。

“賬簿目錄”主要存在於總分類賬和明細分類賬，現金日記賬和銀行存款日記賬由於記 錄內容單一，一般沒有“賬簿目錄”。

編 號

科 目

起訖頁次

編 號

科 目

起訖頁次

賬簿目錄

賬頁是賬簿的主要內容。因反映經濟業務內容的不同，賬頁可有不同的格式，但一般應 包括以下幾項內容：

（1） 賬戶名稱（或稱總賬科目、明細科目等）；

（2） 登記日期欄；

（3） 憑證種類和號數欄；

（4） 摘要欄（記錄經濟業務內容的簡要說明）；

（5） 金額欄（記錄經濟業務的增減變動及結餘情況）；

（6） 總頁次和分頁次。

賬頁的基本內容

四、啟用賬簿的要求

設定好賬簿後，必須按照一定的規則啟用賬簿，以保證賬簿記錄的合法性和會計資料的 完整性，明確會計人員的經濟責任。

（1） 在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱。

（2） 填寫賬簿扉頁上的“賬簿啟用及交接表”中關於賬簿啟用的記錄內容，寫明單位名稱和賬簿名稱、賬簿冊數和頁數、賬簿啟用日期、賬簿經管人員等，並加蓋公章。賬簿經 管人員（包括單位主管、財務主管、複核和記賬人員）均應載明姓名並加蓋印章。

（3） 啟用訂本式賬簿，應當從第一頁到最後一頁順序編定頁數，不得跳頁、缺號。

（4） 啟用活頁式賬簿，應按賬戶順序編號，並定期裝訂成冊。裝訂後再按實際使用的賬頁順序編定頁數，同時另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。對活頁賬頁平時應注意妥 善保管，可用活動的裝訂器具儲存。

（5） 對於總賬和明細賬，一般情況下是無需一個科目設定一本賬本的，可以將賬本分頁使用。在啟用賬簿時，會計人員應為每一個賬戶預留一定的頁數，同時將每一個賬戶用口 取紙分開，並在口取紙上寫明每一種業務的會計科目名稱，以便在登記時能夠及時找到應登 記的賬頁。假如某一本總賬賬本從第 1 頁到第 10 頁登記現金賬戶，就應在目錄中寫清楚“現

金 1～10”，並且在總賬賬頁的第 1 頁貼上寫有“現金”的口取紙；第 11 頁到 20 頁登記銀行存款賬戶，就應在目錄中寫清楚“銀行存款 11～12”，並且在總賬賬頁的第 11 頁貼上寫

有“銀行存款”的口取紙，依此類推。此外，為了登記賬簿的方便，在分頁使用賬簿時，在口取紙選擇上也可以用不同顏色將不同賬戶區分開，以便於登記。

（6） 賬簿交接時，原經管人員和新接辦人員應按規定辦理交接手續，並填寫賬簿交接表，接辦人員應簽字蓋章。

五、賬簿登記的規則

登記賬簿是會計核算的一項重要基礎工作和中心環節，賬簿登記是否正確、完整，關係 到企業整個會計核算的質量。

為了保證賬簿記錄的真實、可靠、正確、完整，滿足成本計算和編制會計報表的要求， 會計人員在記賬時，應當遵循《會計基礎工作規範》和相關會計法規、制度對登記賬簿的相關要求和具體規則。

《會計基礎工作規範》規定：“會計人員應當根據稽核無誤的會計憑證登記會計賬簿。”這就要求記賬人員在登記會計賬簿之前，首先應當稽核記賬憑證的合法性、完整性和真實性。

登記會計賬簿時，必須將會計憑證的日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料 逐項記入賬簿內，並做到內容完整、數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。

在將某一張記賬憑證上的業務登記入賬後，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，並註明已經登賬的符號（如“√”），表示已經記賬，以免發生漏記或重記。

賬簿的文字、數字書寫應端正、標準、清晰，上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般 應占格距的二分之一。這樣一旦發生登記錯誤時，能比較容易地進行更正，同時也方便查賬 工作。

登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不能使用鉛筆或圓珠筆（銀行的複寫賬簿除 外）書寫。紅色數字在會計核算中代表著負數，或是對藍色、黑色數字的衝減。但是，下列 情況可以用紅色墨水記賬：

登記賬簿時，應按賬簿的頁次順序進行連續登記，不得跳行、隔頁，也不得在行上或行下任意填寫。如果發生跳行、隔頁，應該將空行空頁畫紅色對角線登出，或註明“此行空白”、 “此頁空白”字樣，並由記賬人員簽名或蓋章。

凡需要結出餘額的賬戶，結出餘額後，應在“借或貸”等欄內寫明“借”或“貸”等字 樣。沒有餘額的賬戶，應在“借或貸”等欄內寫“平”字，並在餘額欄內用“

”（在０ 中間劃一線）表示；現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出餘額。

每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應結出本頁合計數及餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行有關欄內，並在本頁的摘要欄內註明“過次頁”字樣，在次頁的摘要欄內註明“承前頁” 字樣。也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，並在摘要欄內註明“承前頁” 字樣。

對需要結計本月發生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數應當為自本月初至本頁末 止的發生額合計數；對需要結計本年累計發生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數應當 為自年初起至本頁末止的累計數；對既不需要結計本月發生額，也不需要結計本年累計發生 的賬戶，可以只將每頁末的餘額結轉次頁。

賬簿記錄發生錯誤時，不得刮、擦、挖補，隨意塗改或用退色藥水更改字跡，不準重新 抄寫，應根據錯誤的情況，按規定的方法進行更正。

六、出納日記賬的設定與登記

出納日記賬主要包括現金日記賬和銀行存款日記賬。為了能夠清晰地反映現金和銀行存 款的發生或完成情況，每一個企業都要設定現金日記賬和銀行存款日記賬，用以逐日核算和 監督現金和銀行存款的收入、付出和結存情況。

現金和銀行存款日記賬的賬頁格式一般為三欄式，即在金額欄設定借方欄、貸方欄和餘額欄三個基本欄目，分別反映現金的收入、支出和結餘情況。為了清晰地反映現金和銀行存款收付業務的具體內容，在“摘要”欄後，還可以專設“對方科目”欄，登記對方科目名稱。

現金日記賬通常由出納人員根據與現金收付款有關的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進 行登記。

登記現金日記賬要做到日清月結，即每日業務終了，必須結出當天餘額，並與庫存現金 實存數相核對；每月業務終了，要結出月末餘額，並與現金總賬的月末餘額相核對。

銀行存款日記賬，應按各種存款分別設定，其格式與現金日記賬基本相同。由於銀行存 款的收付都是根據特定的銀行結算憑證進行的，因此有些版本的銀行存款日記賬，會在“對 方科目”與“收入”金額欄之間（或其他適當位置）增加“結算憑證”一欄，用於標明每筆 業務的結算憑證及編號。結算憑證種類應根據銀行存款收付款憑證所附的銀行結算憑證登 記，並可以簡寫為“現支”（現金支票）、“轉支”（轉賬支票）、“信匯”（信匯憑證）、“現存”（現金存款單）、“進賬單”（轉賬存款的進賬單）和“委收”（委託銀行收款） 等。結算憑證號數，可根據銀行結算憑證的編號登記。

銀行存款日記賬的登記方法與現金日記賬基本相同，它是由出納人員根據與銀行收付款 有關的記賬憑證，按時間順序逐日逐筆進行登記。值得注意的是，如果採用的是專用記賬憑 證，對於現金存入銀行的業務，由於只填制現金付款憑證，不填制銀行存款收款憑證，因而 銀行存款的收入數應根據現金付款憑證登記。

登記銀行存款日記賬時，也應做“日清月結”，以便於檢查監督各項收支款項，並便於定期同銀行對賬單逐筆核對。