Excel(wps表格）學習帖（一）常用操作

下面這些操作是在WPS表格中完成，但絕大多數在Excel中也可以實現。

目錄

1、給單元格中的數字新增符號或數量單位

2、為單元格製作一個下拉選單1——-直接設定

3、為單元格製作一個下拉選單2——-單元格區域設定

4、控制單元格輸入文字的長度

5、控制單元格輸入數字的範圍

6、自定義填充序列

7、安全性問題1——-文件保護

8、安全性問題2——-工作簿的保護

9、安全性問題3——-工作表及資料的保護

10、安全性問題4——-分割槽域鎖定單元格

11、將一列資料分為多列

12、將多列資料合併為一列

13、將一個文字格式的資料檔案轉換成表格

14、成組填充多張表格的固定單元格

15、行列快速轉換

16、設定列印區域

17、讓不同資料自動顯示不同的顏色

18、為單元格或單元格區域定義名稱

19、為單元格製作一個下拉選單3——-名稱定義法

20、製作一個二級下拉選單

21、使用填充柄

22、格式刷的使用

23、WPS表格標題跨列居中

24、給工作表標籤設定顏色

25、更改WPS表格預設檔案儲存位置

26、新增資料說明文字

27、輕鬆把WPS表格轉換為圖片

28、列印多頁表格時，每頁都有標題行

29、美化和設定圖表

30、圖表型別的選擇

31、解決WPS求和產生的誤差

32、高階篩選的用法

33、常見錯誤程式碼的含義

34、聽說“資料透視表”很強大

35、操作小知識、小竅門

36、小問題快速解決

正文

1、給單元格中的數字新增符號或數量單位

有時候想讓數字後面加上單位，如“元”、“平方米”之類的數字單位，讓表格看起來更直觀、明瞭，而又不改變單元格屬性，數字照常可以計算。怎樣設定呢？

⑴、選中需要新增單位的單元格（區域），執行【格式-單元格】命令，開啟“單元格格式”對話方塊；

⑵、在“數字”標籤中，選中“分類”下面的“自定義”選項，然後在右側的“型別”下面的方框中輸入“#0。00“元””、“#0。00“平方米””或“#￥0。00”確定返回即可。

2、為單元格製作一個下拉選單1---直接設定

製作下來選單的方法很多，先介紹兩種最簡單的方法，通常對於資料選項比較簡單、以及後期不需要維護和變更選項內容的，這個方法就能對付。後面將介紹高階一點的方法。

⑴、選定需要設定選單的單元格，點選命令選單【資料-有效性】，彈出“資料有效性”對話方塊；

⑵、“設定”選項卡中，點選有效性條件的“允許（A）”值為“序列”，然後在“來源（S）”中輸入需要設定的下拉選單內容，用英文“，”將選項內容隔開，點選“確定”即可。

3、為單元格製作一個下拉選單2---單元格區域設定

⑴、先在工作表某一列輸入需要設定的選單內容，列如在H列H3——-H7這5個單元格中分別輸入“工業、農業、商業、文化業、旅遊業”。

⑵、選定需要設定選單的單元格，點選命令選單【資料——-有效性】，彈出“資料有效性”對話方塊；

⑶、“設定”選項卡中，點選有效性條件的“允許（A）”值為“序列”，然後在“來源（S）”中輸入“=$H$3：$H$7”。

4、控制單元格輸入文字的長度

在輸入身份證號碼或賬號時，因疏忽可能造成位數錯誤，在單元格可以設定輸入文字的長度或長度範圍，若輸入錯誤，WPS表格能自動判斷並彈出警告。

以設定輸入18未身份證號碼為例：

⑴、選定需要設定的單元格，點選命令選單【資料-有效性】，彈出“資料有效性”對話方塊；

⑵、“設定”選項卡中，點選有效性條件的“允許（A）”值為“文字長度”，“資料（D）”選擇“等於”，“數值（V）”中輸入18，點選“確定”即可。

⑶、如果有興趣，可以在“輸入資訊”、“出錯資訊”選項卡中，設定提示資訊和警告資訊。

5、控制單元格輸入數字的範圍

在單元格輸入特定範圍資料時，為防止錯誤亦可進行設定，若輸入錯誤，WPS表格能自動判斷並彈出警告。

假定允許單元格輸入資料的範圍是500-900之間整數：

⑴、選定需要設定的單元格，點選命令選單【資料-有效性】，彈出“資料有效性”對話方塊；

⑵、“設定”選項卡設定引數如圖，設定完成後點選“確定”即可。

⑶、如果有興趣，可以在“允許（A）”、“資料（D）”選項中，試試其他選項內容。

6、自定義填充序列

用填充柄複製單元序列資料時，資料會自動累加，如單元格資料為“一”，用填充柄向下複製時，其資料依次是“二、三、四、五、六、日、一……”，現在建一個自己的序列，如建一個本科室人員名單序列：

⑴、點選命令選單【工具-選項】，彈出“資料有效性”對話方塊；

⑵、點選左側的“自定義序列”，在右側空白處輸入序列內容，如本科室人員名單，輸入完成後，點選下方的“新增”按鈕並確定。

⑶、然後在WPS單元格中輸入序列中的任意一個名字，用填充柄向下複製看看效果。

⑷、這已經設定到當前電腦中的WPS表格中，任何時候都可以用，如需變動可進行修改和刪除。

7、安全性問題1---文件保護

總會在某種情況下需要保護資料，而需要保護的方式又是千奇百怪，根據不同的情況介紹幾種保護的方法：

⑴、只指定某人可以開啟檔案，並設定許可權。這個WPS表格做不到，只能用工行的文件安全管理軟體來設定，這與WPS表格無關，這裡不做介紹。

⑵、需要密碼開啟，並具有修改許可權。點選命令選單【工具-選項】，點選左側“安全性”，在右側只設定“開啟許可權密碼”。

⑶、任何人都可以以只讀方式開啟，無密碼不能修改。點選命令選單【工具-選項】，點選左側“安全性”，在右側只設定“修改許可權碼”。

⑷、設定開啟和修改雙密碼，同時設定“開啟許可權密碼”和“修改許可權碼”，只有“開啟許可權密碼”的僅能以只讀方式開啟，同時具有兩個密碼才有對錶格的修改許可權。

8、安全性問題2---工作簿的保護

⑴、工作簿通常是由若干個工作表組成的，製作表格時可能會有很多關聯關係，如果某張工作表上主要是一些引數資料，為防止不慎刪改，可將該工作表隱藏起來。方法：選中需要隱藏的工作表，執行選單命令【格式-工作表-隱藏】即可。

⑵、接著上一個問題，這樣隱藏的工作表可以隨時透過選單命令【格式-工作表-取消隱藏】恢復，若不希望他人隨意恢復檢視，可透過保護工作簿實現。執行選單命令【工具-保護-保護工作簿】，設定密碼即可（也可不設密碼）。保護工作簿後，取消工作表隱藏的命令選單為不可選的灰色，若要取消工作表的隱藏，先要撤銷保護工作簿。

⑶、對工作簿保護後，WPS表格已經不允許在這張工作簿上增、刪和隱藏工作表了。

9、安全性問題3---工作表及資料的保護

⑴、如果工作表上的內容不允許修改，選中需要保護的工作表，執行選單命令【工具-保護-保護工作表】設定密碼即可（也可不設密碼）。

預設選項僅允許選定鎖定的單元格和未鎖定的單元格，若允許行或列的插入、刪除操作，也可根據需要進行選擇

⑵、如允許對部分單元格進行操作，在進行保護工作表前，先設定“單元格格式”。選中需要允許填寫或修改內容的單元格，執行選單命令【格式-單元格】，或直接點選滑鼠右鍵選擇“設定單元格格式”，彈出“單元格格式”對話方塊，點選“保護”選項卡，將“鎖定”前面的“√”去掉，點選“確定”關閉對話方塊。如果存在多個不連續的區域，可能需要重複操作多次。

⑶、如果你編寫的公式不想讓他人看到，在寫有公式的單元格，先設定單元格格式，將“保護”選項卡中的“隱藏”項前打“√”，然後再保護單元格。

⑷、隱藏了公式，甚至還要隱藏數字，怎樣操作？先設定擬隱藏數字的單元格格式。選中需要隱藏內容的單元格（區域），執行【格式→單元格】命令，開啟“單元格格式”對話方塊，在“數字”標籤的“分類”下面選中“自定義”選項，然後在右邊“型別”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態下的分號）。然後在進行第⑶步操作。

⑸、對上述4步的一招破解。選定被保護的工作表全部區域，執行復制命令，然後在新增的工作表上執行貼上，工作表的保護就消失，公式、資料任意檢視研究。

⑹、好吧，再來一招反破解。在保護工作表操作時，將“選定鎖定單元格”前面的“√”，去掉，也就是對鎖定的單元格不允許選取，當然也就無法複製貼上了。

10、安全性問題4---分割槽域鎖定單元格

當多人編輯同一個工作簿文件時，為了防止修改由他人負責填寫的資料，我們可以對工作表進行分割槽域加密。

⑴、啟動WPS表格，開啟相應的工作簿文件，執行“工具→保護→允許使用者編輯區域”命令，開啟“允許使用者編輯區域”對話方塊。

⑵、單擊其中的“新建”按鈕，開啟“新區域”對話方塊，在“標題”下面的方框中輸入一個標題（如“公司”），然後選擇允許編輯區域，設定好密碼，按下“確定”按鈕，再確認輸入一次密碼，確定返回。

⑶、用同樣的方法，單擊“新建”按鈕，設定一個標題為“信管”允許編輯區域，設定另外一個密碼。重複上述操作，設定其他區域和密碼。

⑷、設定完成後，按下“保護工作表”按鈕，加密保護一下工作表即可。如圖，$B$1：$B$25和$C$1：$C$25兩個編輯區域有著各自不同的密碼，要編輯相應的區域，必須輸入該區域正確的密碼，否則就不能進入編輯。

11、將一列資料分為多列

如果一列同類型的資料，若需要分成若干列，怎樣解決呢，用函式當然可以，但太繁瑣，有沒有簡單的辦法？當然有，用“資料分列”命令就能解決。

選中相應的列，執行選單命令“資料——分列”，啟動“文字分列嚮導-3之步驟之一”，根據需要進行選擇。

⑴、若資料中有空格、逗號、分號或其他符號分界，選中“分隔符號”選項（通常是預設選項），單擊“下一步”按鈕，點選相應的分割符號選項，若是其他符號選中“其它”選項（本例用“-”符號），並在後面的方框中輸入“-”，按下完成按鈕即可。

⑵、若資料長度比較規整，可選擇“固定寬度”單擊“下一步”然後用滑鼠設定分割線，設定完成後，單擊“下一步”按鈕。

⑶、步驟3是設定每列資料型別，預設資料為“常規”，通常不需改動，若有特殊需要，可為各列設定不同的資料型別。

12、將多列資料合併為一列

有分列就有合併，如果需要將WPS表格表格中的多列資料顯示到一列中，可以用合併函式來實現。

如果希望將B列資料和C列資料組合型顯示到D列中，一個“&”就搞定了。

資料合併暫時還沒有使用選單命令方法，需要輸入簡單公式。選中D1單元格，輸入公式：“=B1&C1”，回車確認即可。

“&”是個連線符號，也算是連線函式，與CONCATENATE函式的功能類似，“&”函式最大的好處是使用便捷、易記憶，後文在函式部分會經常用到。

13、將一個文字格式的資料檔案轉換成表格

經常會遇到文字格式的資料檔案，若要直接將文字內容複製貼上到WPS表格，可能會存在一系列問題，不便於資料的整理計算，怎樣把文字檔案轉換成表格檔案呢？

⑴、執行選單命令【檔案-開啟】，出現“開啟”對話方塊，在“查詢範圍”後的選擇框，找到存放需要轉換的文字檔案所在的資料夾；在下方的“檔案型別”選擇“文字檔案”；看到需要的檔名後，選中並點選“開啟”按鈕。

⑵、文字資料的分列（分割）方法與上文《將一列資料分為多列》操作類似，根據資料特徵選擇“分割符號”或“固定寬度”處理即可。

⑶、分割完成後，另存為WPS表格即可，即執行選單命令【檔案-另存為】，選擇檔案儲存的位置，儲存型別選擇“WPS表格”。

14、成組填充多張表格的固定單元格

在很多情況下，都會需要同時在多張工作表的相同單元格中進行同樣的設定或輸入同樣的內容，怎樣一次完成呢？

如三張工作表分別是Sheet1、Sheet2、Sheet3，按住Ctrl鍵進行點選這三張工作表，被選中的工作表成亮色，這時就可以進行對工作組的編輯工作了，這時對單元格的設定或輸入內容會在被選中的工作表相同的單元格區域一次性完成，編輯完成後，任意單擊一張工作表，結束工作組編輯。

15、行列快速轉換

如果需要將WPS表格行（列）排列的資料，轉換為按列（行）排列，可以透過“選擇性貼上”來實現。

選中需要轉換的資料區域，執行一下“複製”操作；選中儲存資料的第一個單元格，執行“編輯選擇性貼上”命令，開啟“選擇性貼上”對話方塊，選中其中的“轉置”選項，確定返回即可。

16、設定列印區域

面對一張較大的表格，如果我們需要列印其中的部分割槽域，可以透過設定列印區域來實現：

首先用滑鼠選中需要列印的單元格區域，然後執行“檔案→列印區域→設定列印區域”命令完成設定，每次列印該工作表時，僅列印設定的區域。以後需要取消設定的列印區域，執行“檔案→列印區域→取消列印區域”命令即可。

也可以透過選單命令【檔案-頁面設定】，在“工作表”選項卡“列印區域”欄設定。

17、讓不同資料自動顯示不同的顏色

在WPS表格中資料，如果想讓不同大小的資料顯示不同顏色怎樣設定呢？例如在工資表中，想讓大於等於5000元的工資總額顯示“紅色”字型“黃色”底紋，大於等於2000元的工資總額顯示“藍色”字型“橙色”底紋。

⑴、選中“工資總額”所在列，執行【格式→條件格式】命令，開啟“條件格式”對話方塊。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“5000”。單擊“格式”按鈕，開啟“單元格格式”對話方塊，將“字型”的“顏色”設定為“紅色”；將“圖案”的顏色設定為“黃色”。

⑵、繼續設定。點選“新增”按鈕，在“條件1”下面增添一個“條件2”，仿照“條件1”的設定方法，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，開啟“單元格格式”對話方塊，將“字型”的“顏色”設定為“藍色”；將“圖案”的顏色設定為“橙色”。確定退出對話方塊，設定完成。

⑶、說明：條件最多可設定三個，“條件1”優先級別最高，“條件2”次之。例如本例中，若輸入大於或等於5000的數字，雖然同時滿足了“大於或等於2000”和“大於或等於5000”兩個條件，按照優先順序，WPS表格執行的是“條件1”，即顯示的黃色背景紅色字型。

18、為單元格或單元格區域定義名稱

什麼是名稱？

新建的一個WPS表格檔案我們稱之為工作簿，預設狀態下，新建的工作簿中有Sheet1、Sheet2、Sheet3三張工作表，每張工作表中橫向從A到IV最多有256列，縱向最多有65536行，也就是說有65536*256個單元格，每個單元格行列座標就是他的固有名稱。如第一列第一行單元格稱之為A1 ，第三列第十行單元格稱之為C10。

有時候，我們將某些單元格或單元格區域定義一個新名稱，在公式中使用時會異常明瞭，而且用定義的名稱還可以完成一些其他方式不能完成的計算。

怎樣定義名稱？

假如要將工作表Sheet3的A1單元格定義為“利率”。

⑴、滑鼠點選工作表Sheet3的A1單元格，然後執行選單命令“插入——-名稱——-定義”，會出現“定義名稱”的對話方塊。

⑵、“在當前工作簿中的名稱（W）：”的下方，輸入“利率”，一個定義就完成了（單一單元格定義）。

⑶、繼續定義。將工作表Sheet3的B1到B10這10單元格定義為銷售部，同上述操作類似，用滑鼠拖選工作表Sheet3的B1到B10單元格，然後執行選單命令“插入——-名稱——-定義”，在“定義名稱”的對話方塊，“在當前工作簿中的名稱（W）：”的下方，輸入“銷售部”，一個區域單元格定義就完成了。

⑷、定義名稱的其他操作方法。執行選單命令“插入——-名稱——-定義”，在“定義名稱”介面，“在當前工作簿中的名稱（W）：”的下方，輸入擬定義的名稱，然後點選“引用位置（R）”編輯框最右側的小圖示，出現“定義名稱-引用位置”對話方塊，可在任意一個工作表上選擇需要定義的單元格或單元格區域。

⑸、當然，如果願意打字的話，不用這麼麻煩操作，完全可以在“引用位置（R）”或“定義名稱-引用位置”介面直接用鍵盤輸入引用的單元格或單元格區域。

⑹、在“定義名稱”這個對話方塊介面，可以新增、修改名稱定義，也可以刪除已定義的名稱。

⑺、快捷的名稱定義。直接選取需要定義的單元格或單元格區域，直接在WPS表格的“名稱欄”輸入名稱，回車確認即可快速完成名稱定義。（如果沒有“名稱框”，請在“檢視”選單選中“編輯欄”）。

⑻、我們定義了“利率”和“銷售部”兩個名稱，現在用滑鼠選中sheet3工作表的A1單元格，在工作表的左上角“名稱框”看到的名稱不是“D1”，而是“利率”；選中sheet3工作表B1到B10，在“名稱框”看到的也不是“B1”，而是“銷售部”。

⑼、常量名稱定義：名稱除了可以定義單元格或單元格區域外，也可以定義為一個常量，如剛才定義的名稱“利率”引用位置是“=sheet3！$d$1”，即名稱是一個單元格引用，也可以的直接為名稱“利率”定義一個常量，在引用位置直接輸入“=0。1”，即表示“利率=0。1”。

⑽、公式名稱定義：我們對名稱甚至可以定義一個公式，例如定義一個“工資合計”，在引用位置輸入“=sum（sheet1！$a$1：$a$10）”，然後在其他單元格輸入“=工資合計”，看看結果是不是很驚喜，“呀，原來還可以這樣”

⑾、名稱定義的規則：名稱名字中不能包含空格；除下劃線和點以外，不可使用其他符號；不可以用單元格的座標定義名稱，如A115、AB52……；不可以用數字開頭等等；一個工作簿中定義的名稱不能相同，但不同的名稱可以定義相同的單元格或單元格區域。

定義的名稱能做什麼？

定義的名稱能幹什麼？我還真說不明白，下面做個試驗感受一下名稱的作用。

接著上例定義的“利率”和“銷售部”。我們在sheet3工作表B1到B10分別輸入任意數字（比如輸入1到10），在B11單元格對這10個數字求和“=sum（a1：a10）”，然後我們在sheet2工作表的A1中輸入公式“=sum（銷售部）”，看看結果是不是和sheet3表中B11的求和結果一致。在sheet3工作表的D1輸入任意數字（比如輸入0。05），然後在sheet2工作表的A2中輸入公式“=A1*利率”，看看是不是將A1的結果乘以0。05。

製作下拉選單也少不了定義名稱。

19、為單元格製作一個下拉選單3---名稱定義法

學會前面兩種方法，一般情況的下拉選單表格製作就可以對付了，後面這兩種方法，涉及“定義名稱”這樣一個概念，因此放在“為單元格或單元格區域定義名稱”章節之後。

操作步驟：

⑴、新建一個工作簿，預設有Sheet1、Sheet2、Sheet3三張工作表，在Sheet2工作表中，將A1到A5這五個單元格定義為“行業”，並分別的A1至A5，分別輸入“工業、農業、商業、文化業、旅遊業”；

⑵、選定Sheet1工作表需要設定選單的單元格，點選命令選單【資料——-有效性】，彈出“資料有效性”對話方塊；

⑶、設定選項卡中，點選有效性條件的“允許（A）”值為“序列”，然後在“來源（S）”中輸入“=行業”。

⑷、熟悉定義名稱，靈活使用此法，就可和對付複雜表格設計了，也是製作二級選單的基礎。

20、製作一個二級下拉選單

現在我們要製作一張表格，用下拉選單的方式填寫農林牧漁業的行業歸類。

⑴、新建一個工作簿，預設有Sheet1、Sheet2、Sheet3三張工作表，在Sheet2工作表中，輸入的選單內容如下表：

⑵、定義一級選單選項：將A1——-A5定義為“行業”；

⑶、定義二級選單選項（注意：定義的二級選單名稱應與一級選單選項內容一致）：將B2——B5定義為“農業”，B7——-B11定義為“林業”，B13——-B16定義為“畜牧業”，B18——-B19定義為“漁業”。

⑷、選定Sheet1工作表B2單元格，點選命令選單【資料——-有效性】，在“資料有效性”對話方塊設定選項卡中，點選有效性條件的“允許（A）”值為“序列”，然後在“來源（S）”中輸入“=行業”，一級選單設定完成。

⑸、選定Sheet1工作表C2單元格，點選命令選單【資料——-有效性】，在“資料有效性”對話方塊設定選項卡中，點選有效性條件的“允許（A）”值為“序列”，然後在“來源（S）”中輸入“=INDIRECT（B2）”，二級選單設定完成。

試試看，做過B2單元格的選擇後，才能做C2單元格的選擇。但不足之處是選擇完C2後又修改B2，C2的內容不會相應變化而形成錄入錯誤。怎樣避免此類錯誤？還需你的研究和挖掘。

21、使用填充柄

在WPA表格中的滑鼠圖示，通常是一個空心“十”。選中一個單元格，當滑鼠移動到選中的單元格的右下角，與交叉線對齊時，其滑鼠圖表變為實心的“十”字，這個實心的“十”字就叫“填充柄”，按下滑鼠左鍵就可以進行上下左右的拖動複製，操作完成鬆開滑鼠左鍵（注意：滑鼠移動到選定的單元格或單元格區域邊框上，顯示的是帶箭頭實心“十”字，它表示的是對選定單元格或單元格區域的移動操作）。

22、格式刷的使用

在常用工具欄有一個象刷子一樣的圖示

就是格式刷（如果沒有圖示，請執行選單命令【檢視-工具欄】選中“常用”），格式刷能快速將某單元格的格式複製到其他單元格或單元格區域。

操作方法：滑鼠選取已設定好的單元格，點選“格式刷”圖示，然後選取其他需要設定格式的單元格或單元格區域，鬆開滑鼠及完成格式的複製。

格式刷與填充柄的使用區別：用格式刷複製，只改變單元格格式，不會改變單元格的數值和公式，相當於選單命令【複製-選擇性貼上-格式】；用填充柄，不僅改變單元格格式，還改變單元格的數值和公式，相當於選單命令【複製-貼上】。

連續格式複製：雙擊“格式刷”圖示，格式複製完成後在單擊一下“格式刷”。

23、WPS表格標題跨列居中

用合併單元格的方式讓表格標題居中，會破壞整個工作表的二維結構，以後使用函式、排序等操作時帶來一些不必要的麻煩。透過“跨列居中”的對齊方式可以很好解決這一問題。設定方法：先將標題字元輸入到工作表最左列的單元格中，並設定好字型、字號等，然後同時選中用於顯示標題的多個單元格區域，執行“格式→單元格”命令，開啟“單元格格式”對話方塊，切換到“對齊”標籤下，按“水平對齊”右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選擇“跨列居中”選項，再“確定”退出即可。

24、給工作表標籤設定顏色

當一個工作簿中有多個工作表時，為了提高觀感效果，同時也為了方便對工作表的快速瀏覽，我們將工作表標籤（Sheet1、Sheet2……）設定成不同的顏色。

滑鼠右擊工作表標籤，在快捷選單中，選擇“工作表標籤顏色”選項，選擇一種合適的顏色，確定返回即可。

25、更改WPS表格預設檔案儲存位置

預設情況下，在WPS儲存新建工作簿文件時，開啟的資料夾是“我的文件”。若要改變預設位置，執行選單命令【工具-選項】命令，開啟“選項”對話方塊，單擊左側的“常規與儲存”選項，在“預設檔案位置”後面的方框中輸入指定的資料夾路徑及名稱，確定返回即可。

26、新增資料說明文字

當我們需要對某個資料進行解釋說明時，可以為其新增文字批註。選中需要新增批註的單元格，右擊滑鼠，在隨後彈出的快捷選單中，選擇“插入批註”選項，在彈出的批註框中輸入解釋說明文字，輸入完成後，在其他地方單擊一下滑鼠，批註即刻被隱藏起來。此時，當我們將滑鼠指向該單元格中，批註又顯示了出來，查閱非常方便。若不需要批註，同樣的方法，選擇“編輯批註”（“刪除批註”）選項，即可編輯（刪除）批註。

27、輕鬆把WPS表格轉換為圖片

將WPS表格的一部分割槽域變成圖片格式，常用的方法是使用截圖軟體，其實用WPS表格選單命令就能實現。

選中需要複製成圖片的單元格區域，執行“複製”命令（滑鼠右鍵或編輯選單均可），然後執行選單命令【編輯-貼上為圖片】，一張圖片就出現了。

28、列印多頁表格時，每頁都有標題行

列印一個多頁表格時，如果手工分頁並新增表頭和表格標題行，麻煩不說，以後修改表格也極不方便。其實，簡單設定就完成自動新增。

⑴、執行選單命令【檔案-頁面設定】，開啟“頁面設定”對話方塊，切換到“工作表”標籤。

⑵、單擊”列印標題“下方的“頂端標題行”右側按鈕，此時對話方塊轉換為一個浮動狀態條，用滑鼠選取作為標題行的區域（如第1到第3行），然後按浮動狀態條右側按鈕返回“頁面設定”對話方塊，確定退出即可。

⑶、如果不想打印表格標題，只要表格表頭，設定“頂端標題行”時，可以不包括第1行，只選取表格表頭所在的行，如只選第二和第三行“$2：$3”。

⑷、超寬的表格若需每頁都列印標題列，可透過“左端標題列”設定，方法同上。

29、美化和設定圖表

⑴、插入“圖表”，先按嚮導操作。

第一步：選擇圖表型別，根據需要在左側選擇合適的圖表型別，點選“下一步”。

第二步：選取源資料，點選“資料區域”後的按鈕，選擇製圖資料，包括資料標識行，點選“下一步”。

第三步：給圖表輸入一個標題，點選“完成”

一張圖表就完成了，但看起來並不滿意，需要進一步設定。

⑵、“圖表選項”設定

滑鼠右鍵單擊圖表的空白處，選擇“圖表選項”命令，在“標題”選項卡中可修改標題（本例標題“各省情況”）；在“圖例”選項卡中選擇是否顯示圖例及圖例的顯示位置（本例“靠右”）；在“資料標誌”設定在圖表上顯示的標誌內容。點選“確定”完成圖表選項的設定。

⑶、“源資料”設定

滑鼠右鍵單擊圖表的空白處，選擇“源資料”命令，在“資料區域”選項卡中可修改資料區域，這個資料區域應當是包括資料標識名和資料內容。如圖資料內容，選擇的資料區域是“=Sheet1！$A$1：$F$2”。

在“系列”選項卡中的相關簡單設定。

如圖：圖例是否顯示在圖表上，在上節“圖表選項”中的“圖例”選項卡中設定；顯示的內容，在“分類標誌”後的編輯框中設定；組成圖形的資料來源，在“值”後的編輯框中設定。

⑷、“圖表型別”設定

滑鼠右鍵單擊圖表的空白處，選擇“圖表型別”命令，在“圖表型別”對話方塊左側，選擇適合的圖表，具體怎樣選擇需要多實踐。

30、圖表型別的選擇

WPS提供了11種圖表型別，每一種都具有多種組合和變換，點選某個圖形後，下方又會出現一些配色方案用於美化圖表。在眾多的圖表型別中，選用那一種圖表更好呢？ 根據資料的不同和使用要求的不同，可以選擇不同型別的圖表。圖表的選擇主要同資料的形式有關，其次才考慮感覺效果和美觀性。下面給出了一些常見的規則。

柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時間中兩個或多個專案的相對尺寸。例如：不同產品季度或年銷售量對比、在幾個專案中不同部門的經費分配情況、每年各類資料的數目等。條形圖是應用較廣的圖表型別，很多人用圖表都是從它開始的。

條形圖：與柱形圖類似，只是以水平條組成。

折線圖：被用來顯示一段時間內的趨勢。比如：資料在一段時間內是呈增長趨勢的，另一段時間內處於下降趨勢，我們可以透過折線圖，對將來作出預測。

餅圖：在用於對比幾個資料在其形成的總和中所佔百分比值時最有用。

XY散點圖：展示成對的數和它們所代表的趨勢之間的關係。多用於教學、科學計算中。

面積圖：顯示一段時間內變動的幅值。當有幾個部分正在變動，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用。面積圖使你看見單獨各部分的變動，同時也看到總體的變化。

圓環圖：和餅圖類似。

雷達圖：顯示資料如何按中心點或其他資料變動。比如：各部門任務的完成比，在雷達圖上就可以繪製出各部門完成任務的偏離度。

氣泡圖：還沒搞明白。

股價圖：是具有三個資料序列的折線圖，被用來顯示一段給定時間內一種股標的最高價、最低價和收盤價。

31、解決WPS求和產生的誤差

在用WPS進行有關資料彙總時，往往會出現誤差，即自動求和結果和實際手工求和的結果不一致。在財務工資表中，涉及到“工資稅金”的計算問題，以及其他透過計算獲得的數值，在用WPS求和計算時(尤其是含有小數位的資料)，一般會在單元格的“格式屬性”中設定保留兩位小數，而WPS的自動計算功能往往會精確到小數點後兩位數以上，只不過是由於使用者的設定原因，在表中看不出來而已。這樣，WPS在求和時是按精確位相加的，而不是按顯示的兩位小數相加，這就產生了舍入誤差。 解決辦法：在工資表的每個職工“稅金欄目”計算公式裡，事先加入“四捨五入”函式，即：工資稅金=ROUND(稅金計算公式,2)，計算結果保留兩位小數。使得WPS在資料計算時，按“顯示位”得出計算結果，避免按“精確位”相加所帶來的隱性誤差，從而使出現的問題迎刃而解。

32、高階篩選的用法

利用WPS的“高階篩選”功能，我們可以把符合某種條件的資料挑選並儲存到其他區域中。

例如有一張人力資源表，有姓名、性別、政治面貌、技術職務等幾欄組成，假如需要將性別為“男”性，學歷為“大專”，政治面貌為“中共黨員”的人員篩選出來，儲存在另外的區域或工作表中。操作方法：

⑴、先將條件列標題（性別、學歷、政治面貌）和條件（男、大專、中共黨員）輸入到某個單元格區域中，本例中輸入到了H1：J2區域（如圖）

⑵、執行選單命令【資料-篩選-高階篩選】，開啟“高階篩選”對話方塊。 方式選擇“在原有區域顯示篩選結果”，“列表區域”選擇源資料所在的列，本例中是在A-F列，即Sheet1工作表的$A：$F區域；“條件區域”選擇Sheet1工作表H1：J2區域輸入的條件，點選確定，表格中顯示的是滿足性別為“男”性，學歷為“大專”，政治面貌為“中共黨員”的所有人員。這時可透過複製——-貼上命令，將篩選出來的人員貼上其他區域或單元格。若要恢復原資料的顯示，執行選單命令【資料-篩選-全部顯示】

⑶、在“高階篩選”對話窗介面，也可以選擇“將篩選結果複製到其他位置”選項，在“複製到”欄，選取存放篩選結果的區域（注意：所選擇的列數必須和“列表區域”選擇的列數相等，本例中A到F列和K到P列均是6列寬度。

33、常見錯誤程式碼的含義

在WPS中輸入公式後，有時不能正確地計算出結果，並在單元格內顯示一個錯誤資訊，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤資訊，並提出避免出錯的辦法。

⑴、錯誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的資料太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。

解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文字格式，結果為負的時間量。

⑵、錯誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

⑶、錯誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文字項的數學公式。如果使用了不正確的引數或運算子，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤資訊＃VALUE！。

解決辦法：這時應確認公式或函式所需的運算子或引數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文字，則在計算公式=C4＋D4時，系統不能將文字轉換為正確的資料型別，因而返回錯誤值＃VALUE！。

⑷、錯誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格範圍。

解決辦法：恢復被引用的單元格範圍，或是重新設定引用範圍。

⑸、錯誤值：＃N/A

含義：無資訊可用於所要執行的計算。在建立模型時，使用者可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待資料。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待資料的單元格內填充上資料。

⑹、錯誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了WPS所不能識別的文字，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函式名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文字括在雙引號中。

⑺、錯誤值：＃NUM!

含義：提供了無效的引數給工作表函式，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。

解決辦法：確認函式中使用的引數型別正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。

⑻、錯誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交*點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM（A1：A10 C1：C10）”，就會產生這種情況。

解決辦法： 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為“=SUM（A1：A10 ，C1：C10）”

34、聽說“資料透視表”很強大

在WPS中輸入公式後，有時不能正確地計算出結果，並在單元格內顯示一個錯誤資訊，這些錯誤的產生，有的是因公式本身產生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯誤資訊，並提出避免出錯的辦法。

⑴、錯誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的資料太長或單元格公式所產生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現了負值。

解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文字格式，結果為負的時間量。

⑵、錯誤值：＃DIV/0!

含義：試圖除以0。這個錯誤的產生通常有下面幾種情況：除數為0、在公式中除數使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。

解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

⑶、錯誤值：＃VALUE!

含義：輸入引用文字項的數學公式。如果使用了不正確的引數或運算子，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤資訊＃VALUE！。

解決辦法：這時應確認公式或函式所需的運算子或引數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格C4中有一個數字或邏輯值，而單元格D4包含文字，則在計算公式=C4＋D4時，系統不能將文字轉換為正確的資料型別，因而返回錯誤值＃VALUE！。

⑷、錯誤值：＃REF!

含義：刪除了被公式引用的單元格範圍。

解決辦法：恢復被引用的單元格範圍，或是重新設定引用範圍。

⑸、錯誤值：＃N/A

含義：無資訊可用於所要執行的計算。在建立模型時，使用者可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待資料。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待資料的單元格內填充上資料。

⑹、錯誤值：＃NAME?

含義：在公式中使用了WPS所不能識別的文字，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產生此錯誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函式名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文字括在雙引號中。

⑺、錯誤值：＃NUM!

含義：提供了無效的引數給工作表函式，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中表示。

解決辦法：確認函式中使用的引數型別正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式，使其結果在-1×10307和1×10307之間。

⑻、錯誤值：＃NULL！

含義：在公式中的兩個範圍之間插入一個空格以表示交*點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM（A1：A10 C1：C10）”，就會產生這種情況。

解決辦法： 取消兩個範圍之間的空格。上式可改為“=SUM（A1：A10 ，C1：C10）”

35、操作小知識、小竅門

⑴、單元格區域

所謂單元格區域就是一片連續單元格組成的矩形區域，表示方法是：“區域中左上角單元格座標：區域中右下角單元格座標”。如A1到A10共10個單元格組成的區域，表示方法是“A1：A10”；C2到C6，D2到D6，E2到E6這15個單元組成的區域，表示方法是“C2：E6”。

⑵、符號“$”

在單元格行列座標前的“$”符號，表示對單元格的絕對引用，WPS表格很聰明的一點就是在你複製或用填充柄複製單元格公式時，其公式中引用的單元格或單元格區域會隨之發生變化，但用“$”符號的單元格引用不會發生變化。如“$A$1”表示對A1單元格的絕對引用，複製公式時，其引用路徑不會變化；“$A1”表示對A列的絕對引用，複製公式時，其引用“A”列不會變化，行則會隨之變化；“A$1”表示對1行的絕對引用，複製公式時，其引用“1”行不會變化，列則會隨之變化。

⑶、快速向下複製

嫌拖動滑鼠麻煩，可以雙擊“填充柄”即可完成公式或格式的向下複製。

⑷、自動儲存

WPS表格沒有預設自動儲存，工作時遇到掉電或宕機就慘了，有可能白做多個鐘頭的工作。設定自動儲存的方法：執行選單命令【工具-選項】，單擊在“選項”對話方塊左側“常規與儲存”，選取定時備份，並設定備份的時間間隔即可。

⑸、快速選擇一個區域

先用滑鼠單擊擬選擇區域的開始部分的單元格，再透過捲軸移動到擬選擇區域的結束部分，按住鍵盤上“Shift”鍵，然後用滑鼠單擊擬選擇區域結束的單元格，即可快速選擇一塊較大的區域。

⑹、公式中引用方式轉換

在公式中引用的單元格地址通常有兩種格式——相對引用和絕對引用（在單元格行列標號前面新增一個“$”符號），選中需要轉換的公式單元格，切換到編輯欄中，選中相應的公式，反覆按F4功能鍵，即可進行相應的快速切換，免除手工輸入符號“$”的麻煩。

⑺、快速清除單元格中的“空格”

選中需要清除所有“空格”的單元格區域，執行選單【編輯-替換】命令，“查詢內容”中輸入一個“空格”，單擊“全部替換”。

⑻、插入超連結

在WPS表格超連結，可以連結網頁、電腦的檔案甚至是資料夾，方便快捷呼叫。選中作為連結物件的單元格執行【插入-超連結】命令，若連結的是網頁，在“插入超連結”對話方塊下方的“地址”欄，輸入或貼上網頁地址，確定即可；若連結的是本電腦裡的檔案或資料夾，在“插入超連結”對話方塊，中間選擇檔案或資料夾，確認即可。

36、小問題快速解決

⑴、公式不自動計算

選單【工具-選項】命令，單擊“重新計算”選項，選擇“自動重算”，確定完成。

⑵、工資合計數產生誤差的原因

這是因為工資表中存在小數超過三位以上的情況，WPS表格設定的是按照保留兩位小數以四捨五入顯示，重新設定顯示小數點後三位以上，揪出錯誤資料。

⑶、WPS表格沒有網格線

選單【工具-選項】命令，單擊“檢視”選項，選“網格線”，確定完成。

⑷、WPS表格沒有行號和列標

同上，選“行號列表”。

⑸“零”值在工作表上不顯示

同上，選取“零值”。

⑹、沒有填充柄了

選單【工具-選項】命令，單擊“編輯與顯示”選項，選擇“單元格拖放功能”。

⑺、常用圖示不見了

選單【檢視-工具欄】，選擇“常用”

⑻、WPS表格中的文字型數字不能轉換成數值

透過其他應用程式匯入到WPS表格的數字，即使透過函式也無法轉換成數值，不能進行計算，原因是數字中含有不可見字元，需設法清除不可見字元。

⑼、在PPT演示文件插入的圖表怎樣編輯

在WPS文字或WPS演示（PPT）插入圖表，將直接進入WPS表格頁面，並顯示下圖所示的畫面，有人問我怎樣編輯資料？注意到沒有，WPS表格是從第6行還是顯示的，向上移動就看到資料區了，按照前面介紹的“美化和設定圖表”操作就行了

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