由淺入深，學用結合，初級excel功能學習步驟指南

初級生產力怎麼計算

excel有什麼用途呢？基本認識有兩種：

一種是認為誰都會用，不就是個資料表格嘛，無非就是公式啊，圖表啊，跟自己沒關係，平時基本用不著，或者說可以不用，甚至用複雜功能反而容易出錯，不如手工計算器快。

另一種是知道功能強大，能認可確實有用。但是功能到底怎麼個強大？具體有哪些功能？哪樣功能怎麼用在工作中？到底能如何提高工作效率？一籌莫展。

可以肯定，excel功能強大是不容置疑的，科技就是生產力，軟體是效率的工具，而且效率對比人工不是一般的高，但是，如果不會用確實沒用，學不熟練也更容易出錯，以至於失去學習信心和方向。

今天小甚跟大家說一說小甚對excel功能的理解，基本有以下幾個層次，也是學習的步驟和深度。當然這只是小甚自己的理解，由淺入深，逐步提高，即使後面學不到，前面的知識也能在實際工作中應用，並且發揮極大作用。

一、基本資料的記錄

把excel當成一個書架，每一個工作薄就是一個檔案，就是一本書，書裡有很多個工作表，就像書的不同章節，每一個工作表裡儲存著很多行，每一行就是一個記錄。

這是excel最基本的功能。把資料儲存進工作表和工作薄裡，命好名，儲存好。在需要查詢的時候，能找的到，開啟並且找到需要查詢的行和記錄，即使是用眼看，拿筆記也是發揮了運用。

試想一個檔案幾百K，一塊硬碟可以放多少檔案，相當於存放多少櫃子多少書，而不需要跑來跑去，只是查詢就可以讀取。

二、資料透視表功能

很多人甚至不知道excel有這項功能。在excel的功能選項卡也並沒有明確的提示。特別是新版軟體用的選項卡功能，不進入插入選單是看不到資料透視表功能的。

資料透視表是幹什麼的？簡單的說，資料透視表就是一個分析彙總。根據不同列裡的不同內容，對已經有的基礎資料，進行計數、彙總、求平均值、百分比等等。

當完成了第一步的基礎資料表儲存資料以後，就可以運用資料透視表功能對資料進行分析彙總。這一步，就已經比用手工和計算器快很多了。上百行的資料，用資料透視表可以秒出彙總結果。

當然，特別需要說明的是，資料透視表必須基於很嚴格的基礎資料表才能正確執行，今天先不討論如何建立基礎資料表，只是陳述資料透視表的神奇功能。

能夠熟練掌握基礎資料表，並熟練運用資料透視表得出彙總結果，基本可以應付六成以上的工作了。

三、PQ的超級查詢功能

就像資料透視表剛出現一樣，PQ是office2016新開發的功能。所以，如果你資料透視表運用的不熟練，那麼PQ很有可能聞所未聞。當然，這也有積極的一面，那就是如果你資料透視表已經落後了，那麼至少在新的PQ功能出現時，你不會再次落後。

那麼PQ能幹什麼呢？超級查詢。簡單的說，工作薄裡有工具表，資料透視表可以很快的從一個數據表裡彙總出資料結果。請注意，這裡說的是彙總，不管是計數、求和，還是平均值或者方差，都是計算分析的全部，所以是彙總。

那麼，如果是兩個資料表怎麼辦？如果是兩個工作薄怎麼辦？或者極端一下，如果你是一個全國公司總部的辦公室文員，全國有三百家分公司，這個月一共有三百張格式相同的資料表，怎麼彙總？這個時候PQ就出現了，在以前只能用公式，VBA來解決，現在分分鐘就可以。用PQ甚至不需要開啟所有的300個數據表就可以彙總起來，這就是最新科技的生產力。

如果你覺得這就是PQ所有的功能，那麼其實他還有更出彩的功能。別忘了他叫超級查詢，所以他可以按照你的要求，複雜查詢多個條件的記錄，然後進行彙總處理。這個跟前一個功能相比又更加神奇，而且工作量少太多了。再也不用去巢狀一層又一層的IF函數了。

至此，基本可以應付行政管理八成的工作了，滿足一般領導的要求就足夠了。但是excel還有更復雜的函式和公式，圖示製作等等，就待下次再介紹吧。

雖然，只是簡單的介紹，但是小甚覺得，僅僅是這三個功能，似乎自己以前沒用過excel一般。原來真的是隻用了20%的功能。

基礎表製作，資料透視表，PQ！我來啦！