乾貨｜文件資料管理方案及措施詳解

文件資料管理方案及措施詳解

一、資料目標設計

1。在工程開工前，總承包單位和分包單位根據各自承擔施工任務的範圍、施工圖紙、施工組織設計或施工方案編寫施工資料目標設計。

2。施工資料目標設計是施工資料全過程管理的指導性、實施性檔案。它從施工資料形成的物件、依據出發，使各級施工資料管理人員明確各自的工作職責，使施工資料管理工作變得條理清晰，從而達到實現資料管理預控的目的。

3。施工資料目標設計的內容包括：編制依據、工程概況、崗位職責、管理措施、目錄結構、表格流程、工程量與物資數量分析、質量要求等。

4。審批與交底

資料目標設計編制完成後，要向上一級主管部門或主管領導報審，審批合格後，技術負責人或編制責任人向相關部室、分包單位做資料目標設計交底。

5。實施與糾偏

在施工過程中，資料按照目標設計理出的脈絡形成，並要經常與之進行對照，發現與目標設計差別大的情況，要分析原因，找出問題所在。是屬於目標設計中考慮不周的，要對目標設計及時調整，調整後要重新報審、交底；屬於資料整理問題的，要立即改正，預防今後類似情況發生。

二、資料的形成

（一）形成過程

1。資料收集

1。1工程資料應儘量收集原件，若為影印件時，必須註明抄件人姓名、抄件時間、原件存放處並蓋存放單位公章。

1。2資料的收集要與工程同步，既不能提前，以杜絕“假”資料的發生；也不能滯後，以避免工作出現遺漏。

1。3資料員在收集資料時，要稽核資料填寫日期、內容、簽字等是否符合要求，對不合格的資料有權退回。

2。資料整理

2。1工程資料按不同類別、不同專案劃分以時間先後順序整理、組卷。

2。2任何單位和個人不得以任何理由對施工資料進行塗改、偽造、隨意抽撤、損毀，對不加以妥善保管造成資料丟失的行為，要依據有關規定追究責任。

2。3資料形成單位應根據工程進度定期對整理後的資料進行自查。自查活動由技術負責人負責，由資料員組織相關人員參加，達到對資料中出現的問題及時發現、及時整改的效果。並將自查結果報總承包單位技術部。

2。4資料管理人員在整理資料的同時，要建立起資料管理臺帳（包括收發文登記、試驗、測量、計量器具檢定、物資進場等），以方便查詢和統計。

（二）形成環節中的交圈

包括日期交圈、不同專案資料內容交圈、部位交圈、責任人員交圈、土建專業與其它專業交圈、施工資料與其它資料交圈、資料與現場實際情況交圈、資料內容與目錄交圈。

（三）內容要求

1。規範性

1。1各類施工資料中的工程名稱、施工部位、施工單位按總承包單位統一規定名稱填寫。

1。2施工資料編號執行《建築工程資料管理規程》（DBJ01-51-2003）中的規定。

1。3施工資料封面、目錄、裝具使用統一規格、形式。

1。4紙質載體資料使用影印紙，資料正文用70g紙，封面使用120g紙，目錄使用80g紙。紙張大小為A4規格，大於此幅面的要摺疊，小於此幅面的要用襯紙託裱。

1。5資料內容列印輸出，列印效果要清晰。手寫部分使用黑色鋼筆或簽字筆，不能使用鉛筆、圓珠筆或其它顏色的筆。

1。6紙質載體上的簽字使用手寫簽字，不允許蓋圖章或列印。簽字者必須是責任人本人，不能由他人替代。簽字要求工整、易認，不得使用藝術簽字。

2。真實性

資料填寫內容要求完整、準確、及時、無漏項和未盡事項，能夠真實地反映工程施工情況。

3。針對性

資料內容除要使用規範化語言外，還要就工程實際情況而寫，使其具有較高的可操作性和針對性，避免千篇一律，內容空泛。

4。保密性

4。1技術檔案、圖紙需存放在專用檔案櫃內，由專人負責。

4。2技術檔案、圖紙除施工中使用外，任何人不得私自借閱散發給無關的單位和個人。

4。3技術檔案、圖紙作廢後，應加蓋作廢章，並返回發放單位統一封存。

4。4施組、方案、設計交底、變更洽商等在未經過有關部門允許情況下，不得複製。

三、施工資料驗收與移交

每月對分包單位的施工資料進行檢查，檢查內容包括：與工程進度的同步性、資料間的交圈、專案填寫是否準確、簽字是否齊全等。一旦發現不合格資料告知原因，責令重做。對問題嚴重且不改正的單位，根據相關規定予以處罰。

定期、其他分包單位在承擔的一個分項/分部（子分部）工程完工後，技術負責人對本單位形成的施工資料進行審查，在規定時間內組卷裝訂，經驗收合格後，交總承包單位技術部一份儲存。

承包人在竣工時要提交給發包人準確的、重新繪製的實際竣工記錄圖。在承包人提交上訴檔案給發包人及有關政府部門及單位，並使其滿意後，工程結算方會進行。

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