如何高效地開會？分4個層次拆解會議議題，1場會議切實解決難題

在職場中，每當遇到難題需要解決的時候，通常都會組織會議，管理者希望透過會議來集思廣益，共同找到解決難題的方法。

但是，有時候卻事與願違，會議冗長繁瑣，收穫卻沒有意料中好。久而久之，很多員工會在內心中牴觸開會，會覺得開會是浪費時間，在參加會議時“人到心未到”，只顧思考自己的工作，導致會議質量進一步下降，造成惡性迴圈。

那麼，什麼樣的會議才是高效的呢？如何開一場高效的會議呢？

分4個層次拆解會議議題，組織焦點討論，就可以透過1場會議切實解決難題。

讓我們一起來看看。

建議先關注，再慢慢看，以防不小心手滑找到不到了。

01 為什麼要分層討論

每一個管理者都在自己的領域內擁有豐富的經驗，在以往的傳統管理中，員工遇到難題時，都是向上尋求管理者的幫助，以求從管理者口中獲得解決難題的方法，管理者充當著回答問題的角色。

但是，隨著時代的發展，市場瞬息萬變，企業面臨的問題也越來越複雜，很多問題無法靠單一專業領域的經驗來解決，需要結合多方的力量和資源共同攻克難關。

很多企業在面臨難題時，雖然也組織各方人才聚集到會議室，一起開會尋找解決方法，為什麼效果卻不太好呢？因為，與會人都在自己的領域內經驗豐富，在會議過程中，都站在自己的角度思考問題，總想說服其它人同意自己的觀點。

當一個人在說服他人的時候，潛意識中就是不認同他人的觀點，是一種批判性思維。批判思維在獨立思考時，是有利於思考深度的，但批判性思維不利於討論的進行，不利於集思廣益，因為

批判一開始就中止了談話

。

當遇到一個問題時，每個人的頭腦中會基於自己的經驗和背景產生一個答案，如果一個人的答案和他人的思維不在一個層次上，互相之間就很難達成共識。

大腦的思維過程非常迅速，短短的一剎那之間，包括4個思維層次。

幫助與會人在相同的思維層次上思考問題，才能真正融合大家的智慧，找到最合適的解決方案。

02 什麼是焦點討論的四個層次

焦點討論分為四個層次，具體如下。

O-客觀性層次

（The Objective Level）：這個層次的問題問的是有關客觀事實的。

R-反映性層次

（The Reflective Level）：這個層次的問題問的是對於聽到或看到的客觀資料產生的反應，有時候以情緒、感覺和聯想呈現。

I-詮釋性層次

（The Interpretive Level）：這個層次的問題是為了探索客觀資料的深層意義和價值。

D-決定性層次

（The Decisional Level）：這個層次的問題是促使大家決定對未來行動的決議。

03 如何運用焦點討論法開會

俗話說：“要打有準備的仗。”

一個會議是否高效，會議的準備過程尤其重要，組織會議不僅僅是通知召集大家來參會，會議議程的安排是否合理直接決定著會議是否能達到預期效果。

透過焦點討論法的四個層次來準備會議議程，可以高效地梳理出會議的重點，每個層次具體思考的問題如下。

O-客觀性問題：

在上次會議中，我們曾說過有哪些議題需要在本次會議中繼續討論？

有哪些議題我們希望在本次會議中討論？

R-反映性問題：

哪些議題你覺得可以輕鬆處理？

哪些議題你覺得比較難處理？

I-詮釋性問題：

哪些議題是本次會議必須要處理的？

哪些議題可以在其它時間或其它會議上再討論？

哪些議題需要優先討論才能進行其它議題的討論？

每個議題大約需要討論多長時間？

D-決定性問題：

各議題的先後順序應該如何安排才能保證所有議題都能討論到？

由誰來主持會議最合適？

透過焦點討論法準備的會議議程，可以清晰地梳理出必須在本次會議中要討論的議題，同時規劃出每個議題討論的時間，保證與會人在有限的時間內聚焦在最重要的議題上，節省了與會人的時間和精力。

在會議程序中，主持人也可以運用焦點討論法的四個層次引導與會人逐層思考

，保證與會人能有節奏地在同一個層次內思考問題。

在整個過程中，與會人在主持人的帶領下平等地發表自己的想法，

每個人的意見都會被呈現，充分發揮了團隊的智慧，避免了批判和權力爭奪，從而更高效地找到解決難題的方案

。

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