檔案與檔案管理制度案例

正式檔案怎麼訂

★機密

XXXX工程建設集團有限公司

檔案與檔案管理制度

第一章 總 則

第一條

目的：

為規範公司檔案與檔案的管理，使管理工作合法化、完整化，便於公司各項工作的及時利用，特制訂本制度。

第二條

原則：

公司檔案與檔案實行統一管理。檔案與檔案的管理，要做到規範、準確、及時、安全。公司行文要克服官僚主義和文牘主義。公司綜合管理部是公司檔案與檔案的主管部門。

第二章 檔案管理

第三條

本制度所稱檔案是指公司董事會、公司及各部門、所屬公司內部之間及與外界（包括政府機構、企事業單位、法人機構、個人）相互交流的書面文件、電子文件、傳真、電報、電子郵件、圖書期刊、聲像材料等。

第四條

公司本部的檔案管理部門為綜合管理部，凡涉及公司的檔案均需由綜合管理部統一安排處理；所屬公司的檔案管理部門為各公司的綜合管理部，分公司無權直接對北方集團公司以外行文。

第五條

公司發文（包括以公司名義發文，以部門名義發文）：

第六條

文號管理：各部門發文必須先向綜合管理部申請發文文號，發文文號規範如下：

以公司名義發文：北集字［ 年］ 號，此文號用於公佈公司的重大事項及向董事會、政府機構、相關企事業單位發文；

以綜合管理部名義發文：北集綜字［ 年］ 號，此文號用於涉及綜合管理部業務的發文；

以人力資源部名義發文：北集人字［ 年］ 號，此文號用於涉及人力資源部業務的發文；

以財務部名義發文：北集財字［ 年］ 號，此文號用於涉及財務部業務的發文；

以裝置管理部名義發文：北集設字［ 年］ 號，此文號用於涉及裝置管理部業務的發文；

以經營管理部名義發文：北集經字［ 年］ 號，此文號用於涉及經營管理部業務的發文；

以技術質量部名義發文： 北集技字［ 年］ 號，此文號用於涉及技術質量部業務的發文；

以採購部名義發文：北集採字［ 年］ 號，此文號用於涉及採購部業務的發文；

公司文號順序以年為單位從01號開始，公司及各部門採用大排序的方式編號。

各部門無須加蓋公司章的發文，不須申請文號。

第七條

發文種類：

請示：請上級指示和批准。

報告：向上級機關彙報工作，反映情況。

指示：對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。

批覆：答覆請示事項。

通知：傳達公司的重要情況以及相關事項，釋出規章制度、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級公文，公佈應當遵守或周知的事項。

決定：對某些問題或者重大行動作出安排。

函：平行部門之間互相商洽工作，答覆問題或知會有關事項。

會議紀要和決議：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關部門共同遵守執行的。

第八條

發文格式（採用A4號紙，橫排）：

檔案抬頭： XXXX工程建設集團有限公司公司檔案，紅字。

文號：加黑宋體小四號字。

主送單位及標題：加黑宋體四號字。

正文：仿宋小四號字，1倍半行距。

單位印章：紅色公司章。

日期：加黑宋體四號字，用大寫。

抄報、抄送、存檔：宋體四號字。

第九條

草擬公文應注意以下事項：

內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。

反映情況要客觀，實事求是。

文字要準確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結構要緊密，用語要規範。

人、地、物名、引文及時間要具體、準確。

第十條

發文程式：

發文部門負責檔案的起草工作，檔案起草完成後，首先到綜合管理部申請文號，並填寫發文登表。

各部門發文前，首先由部門負責人及主管副總稽核，後交需會籤的部門，由會籤部門負責人簽字確認後，交總經理審批。

總經理審批後，由綜合管理部負責蓋章及形成正式檔案下發。

第十一條

檔案傳送與簽收程式：

公司本部採用書面簽收髮式，綜合管理部直接將檔案交各部門負責人，由部門負責人在檔案發文單上簽收。

對公司在外分支機構的檔案，以傳真方式遞送，各機構在檔案發文單中籤收。

第十二條

發文的判行許可權：

以董事長署名行文者，應送呈董事長判行。

加蓋公司章的發文：應送呈總經理判行。

若因緊急事務，總經理不在的情況下，可由公司主管行政的副總經理代為判行，但須經總經理補籤。

以各部門名義發文，無須加蓋公章者，由各部門負責人判行。

第十三條

傳真發文管理：公司傳真由相關部門負責，公司所有傳真必須登記，未登記的傳真，相關部門有權拒絕傳送，且可視為未經公司認可的檔案。

第十四條

公司收文由綜合管理部負責，發往公司的各類檔案均由綜合管理部進行登記，公司人員若代為公司傳送檔案，也應首先將檔案交與綜合管理部，由綜合管理部登記。

公文處理：公司的所有收文必須登記，並註明公文轉移的去向。綜合管理部文員將公文登記後，根據公文內容向各部門及有關領導分發。若文員不能判明，由綜合管理部部長決定。文員須將檔案內容、收到時間、去向予以登記，如需存檔，文員要立刻辦理檔案存檔手續。

信函處理：指名收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書查封，如系私事，再予發還；未能認為公務文書的信函，經其收信人本人拆封後如系公務文書，應交回綜合管理部依公文處理；指名部門部長以上人員的信函，應送其本人，如系公務文書，再交回綜合管理部依公文辦理。

收文處理要點：

遇有關係重大足以影響公司權益之重要檔案，綜合管理部應將正本妥為保藏，若需呼叫，應以影印件代用。

為利文書處理並達到分層負責目的，經辦人應就內容要點籤擬辦意見，各主管人員應對文案註明意見，避免只簽名而無意見。

檔案處理期限：

綜合管理部文員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應於文到一小時內送交有關人員；

急件、電報、機密檔案等應隨到隨辦，於文到一日內處理完畢為原則；

一般檔案由部門部長指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則；

來文定有答覆期限者，應盡力於來文所定期限內處理完畢；

計劃、研究、開發、規章修訂、測定、蒐集資料等特殊檔案的管理應斟酌實際需要分別規定其處理期限；

檔案歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日；

簽呈及傳閱檔案：時接時清，接到檔案後立刻簽呈或籤閱，最遲不得超過一日。

第三章 檔案管理

第十五條

綜合管理部負責管理公司的全部檔案。各部門可設兼職檔案管理員，負責管理各部門的檔案。公司檔案原則上均交由綜合管理部負責保管。檔案處理完成後，原稿由綜合管理部歸檔，經辦部門視實際需要留存影印件。如因業務處理特殊需要，原稿須由經辦部門保管者，應經綜合管理部同意後妥為儲存且以影印件歸檔，並在備註中註明，各部門使用原件完畢後仍應將原件交綜合管理部儲存。

第十六條

歸檔檔案的建立：

各專案部由專人負責工程技術檔案、徵地拆遷協議、分承包合同、聲像、照片等的立卷歸檔，並且按時移交檔案室，不得由個人掌管；

裝置管理部設專人負責各種機械裝置完整檔案（購置發票影印件、機械說明、圖紙）的建立，並按期移交檔案室；

財務部負責整理規定會計檔案保管期限、編制憑證、財務報告頁碼，按期移交檔案室；

文書檔案、文書材料由綜合管理部整理立卷，定期歸檔。

人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。

第十七條

歸檔檔案的檢查：

檢查檔案的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

檔案的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

與本案無關的檔案或不應隨案歸檔的檔案，應即退回經辦部門。

歸檔檔案的儲存期限：檔案儲存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

永久儲存：1。公司章程；2。股東名簿；3。規章制度及公司條例；4。董事會及股東會紀錄；5。財務報表；6。政府機關核准檔案；7。不動產所有權證及其他債權憑證；8。工程設計圖；9。其他經核定須永久儲存的文書。

十年儲存：1。預算、決算書類；2。會計憑證；3。事業計劃資料；4。其他經核定須儲存十年的文書。

五年儲存：1。期滿或解除之合約；2。其他經核定儲存五年的文書。

一年儲存：無長期儲存必要者。

須銷燬的檔案須經綜合管理部部長批准，並派專人監銷。

第十八條

檔案檔案的呼叫：

各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門負責人批准後由綜合管理部檔案管理員調閱；

檔案管理員接到“調卷單”經核查後，取出該項檔案，並於“調卷單”上填注調閱的具體檔名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先後整理，以備稽催；

於檔案室當場借閱者，可免填“調卷單”；

檔案歸還時，經秘書核查無誤並於“調卷單”填注歸還日期及簽字確認後，檔案即行歸入檔夾，“調卷單”由管檔人員留存備查；

檔案的借閱時間最長以一週為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程式重新辦理；

調卷人員對於所調案卷，不得抽換增損；

調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自收受；

調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總經理、綜合管理部部長同意。

公司重要檔案須經總經理批准後方可調卷。

第十九條

聲像檔案管理：

聲像檔案一般由錄單帶、錄影帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）、各種光電介質等及文字說明兩部分組成；

聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統一管理；

聲像檔案種類：

反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；

各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；

本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；

涉及本公司權益的聲像資料；

其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；

其它具有儲存價值的聲像資料。

第二十條

電子文件管理：

公司所有的檔案應儘可能製作成電子文件，電子文件與書面文件及其他形式的文件要分別儲存。公司綜合管理部秘書負責採用錄入、掃描的形式完成電子文件的製作。借閱電子文件的程式同借閱檔案。

第四章 附 則

第二十一條

本制度由綜合管理部負責解釋。

第二十二條

綜合管理部負責本制度的修改。

第二十三條

本制度經總經理批准後生效，自公佈之日起實施。

注：該制度摘自水木知行管理諮詢公司客戶案例，經處理和刪改。