外貿乾貨 | 如何製作讓客戶滿意的外貿報價單-模板

如何製作一個滿足客戶需求的外貿報價模板！在本文中，您將學習如何製作滿足客戶需求的外貿報價。報價電子郵件與開發信函不同。在寫開發信函時，我們突然以陌生人的身份晉升為客戶，而這本書冗長冗長。客戶不一定會花時間閱讀，因此開發信函應儘可能長且簡短。

只需說出另一個人最感興趣的內容即可。但是，如果我們收到客戶詢問的電子郵件，情況會有所不同。我們可能只有一次機會。我認為每個人都遇到過很多情況，其中一封電子郵件完全丟失了。因此，我們必須抓住這個機會，並盡力以全面，詳細的方式在電子郵件中反映可以顯示給客戶的資訊，例如我們的優勢，產品，服務和工廠。也就是說，儘管客戶在查詢中要求我們報價某種產品的價格，但我們的報價電子郵件絕不能僅僅是報價。

當然，必須具備報價的基本資訊，例如付款方式，有效期，包裝方式，集裝箱容量，交貨日期等！其他應包括您產品的優勢，甚至包括對您公司優勢的簡要介紹。這個地方的許多人都有誤會。他們認為客戶在傳送詢盤時必須對公司有所瞭解。實際上，這是不正確的。有很多詢盤，都是批次發行的，所以我不知道您是哪家公司，無論是貿易公司還是工廠，那裡有什麼認證，因此仍然需要關於公司簡介的幾句話！

許多人說我的資訊很簡單，不需要報價單。一封電子郵件足以清晰地書寫。然後我說這不是必須的，但這取決於您是否願意這樣做，因為報價單具有第二個功能，方便客戶收集統計資料。有一個問題，每個人都必須記住，發出詢盤並要求報價的人可能不是做出最終選擇和決定的人。他可能需要總結一些資訊並將其提供給做出決定的人。目前，如果您傳送報價單，請另作一份，他可以直接下載。感覺怎麼樣？儘管他不能做出最終決定，但他可以決定要交誰和將誰刪除！

還有第三個功能，即報價單本身的備忘錄功能。您必須知道收到了很多報價，並且客戶可能不計算每一個報價。選擇決賽入圍者可能需要一分鐘的時間。其他人完全不再聯絡。但是，如果他一直在採購，他可能還會檢查新的供應商。他不可能透過電子郵件查明誰是某種產品的供應商，但他可以透過報價找到資訊。我的許多客戶在傳送報價時都沒有合作，但是找到了我的報價資訊，保持聯絡，慢慢跟進，後來進行了合作！

基於報價單以上的三個功能，我製作報價單的時候格式和細節是這樣的：

1。我會把一些較為關鍵的內容，同時放到郵件正文裡，例如總報價，例如我們的突出優勢，等等，這些都是引子，讓客戶有興趣開啟報價單。

2。我提供報價單，會提供至少兩種格式，第一種word文件，這是供客戶修改使用的，要知道，很多中間商或者拿佣金的個人，他們需要在我們價格的基礎上修改價格，比較方便，但是由於word文件版本的差別，可能打不開，所以我還會提供一個pdf版本，pdf版比較正規，標準的文書，沒有word編輯時留下的換行符號之類。我還可能提供一個圖片版，萬一客戶word打不開，沒有pdf瀏覽器，就要寄希望於這張圖片了！

3。無論提供的什麼檔案格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接列印使用！我會在郵件最後部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的檔案，我提供了三種格式，word，PDF，JPG，視您的電腦軟體情況選擇最合適的格式，而且我都已經排好版，您可以直接下載列印使用！

4。報價單的命名一定是公司名稱加產品名稱，例如jacindustry quotation for food machine ，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什麼產品的報價單，來自於哪個公司。

5。報價單一定要有頁首頁尾，頁首頁尾大家肯定都會設定，可以加入自己的公司的標誌，名稱，電話，傳真，郵箱，已經公司的一些理念，口號，這是用來提升形象的一種方法！

6。報價單的第一部分一般我是做公司介紹，當然不是放在網站上那種介紹，簡介，突出優勢，例如專業生產多少年，拿到過那些認證，如何如何，把公司辦公室的圖片，工廠的圖片，車間的圖片都放上。當然凡是出現圖片的都要打上水印！

7。下一部分是最重要的部分，報價部分，插入表格，將每一部分的價格標注清楚，包括每一部分的型號，大體引數尺寸，品牌，質保年限等等。當然還是要出現報價的關鍵因素，付款方式等！

8。下一部分將是上一部分的擴充套件，例如客戶要了十個裝置，上面對於每個裝置都簡略地用表格報了價，這個部分就需要放出每個裝置的圖片，這個裝置是否有認證，有哪些具體的引數，優勢等等，當然還包括這個裝置的包裝型別，包裝圖片，配套的配件數量，等等；如果是成套裝置，同理，上面了列出了每一部分的價格，下面也需要圖片，具體引數，執行條件，等等。總之這一部分，是為了告訴客戶，我們的產品為什麼值這個錢。

9。如果是成套裝置還會有一個配件表，要標註出來

10。案例圖片（如果有）

11。很多公司有集裝箱擺放軟體，如果有，可以在最後一部分演示一下客戶需要的產品如何擺放，總計需要幾個集裝箱，彰顯專業！

12。要注意分段，不要出現很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價檔案！

13。報價單的一開頭部分（公司簡介之前）我會加入，TO某個客戶，然後註明報價單製作時間，有效期時間。

外貿報價單格式的主要形式

目前外貿報價單格式的主要形式有哪些呢？外貿報價單格式的主要形式有：一、外貿報價單格式之電子形式報價單，透過郵件或即時通訊線上聊天工具將報價單連同電子目錄等一併傳送給客戶。常用的即時通訊工具有：騰訊QQ、微軟MSN、SKYPE、雅虎通Yahoo Messenger、Google-talk。

二、外貿報價單格式之電傳形式報價單：透過傳真方式將報價單列印後傳真給客戶，有的時候還需要雙方的簽字和蓋章。中國大陸地區傳真區號：0086、中國臺灣地區傳真區號：0886、中國香港地區傳真區號：0852、中國澳門地區傳真區號：0853。

三、外貿報價單格式之郵寄件形式報價單，透過快遞公司將報價單連同彩色印刷產品目錄或產品目錄光碟等一併郵寄給客戶。常見的全球性快遞公司有：中外運敦豪（DHL）、美國聯邦快遞（Fedex）、美國聯合包裹（UPS）、荷蘭天地快遞（TNT）。

報價後如何跟進客戶

最近工作上遇到一個問題就是，許多客戶在報價後就沒有音訊了，可把我愁壞了。這也是其他外貿業務員在開發跟進客戶時經常遇到的一個問題，這時我們該如何跟進呢？蒐集網路上找到一些前輩們分享的一些跟進經驗。

報價後客戶沒有回覆怎麼辦 首先要確認客戶是否收到報價郵件，可以用以下模板跟進。

Dear ***，

Wish you have a nice day！

May I ask whether you have received my quotation？ Now I am sending it again， if you have any other ideas。 Please feel free to contact me。 We will do much beTTer if you can give any advices to us。 I am waiting for your reply ASAP。

或

Hope you are fine， my friend。 I haven’t received any information from your side。 My last quotation email is attached to avoid you missing it。 May I have your idea about our offer？ We will try to satisfy you upon receipt of your reply。 As we don’t want to lost a good customer like you！

If there is anything we can do for you， we shall be more than pleased to do so。 Hope we can build good cooperation with you。

如果公司開通國際長途或者有充值的skype的話可以在發完郵件後打一個電話詢問或者提醒客戶。

如果客戶還是沒有回覆可以隔幾天再發一次，如果再沒回復可以試下以下模板。

I have sent you email many times before but have not received ant reply from you so I am guessing the emails have not reached you。

Could you please drop me a short note if you receive this message and also pls tell me if you have any interest in our products？ I don’t want to keep bothering you if you don’t have any interest。

跟蹤客戶沒必要非得要求形式，重要的是內容和跟進的點找準。要死纏爛打但一定不要不停地發，否則引起客戶反感，把你拉進黑名單就不好了。