時間不夠用？只因你不會有效的處理郵件

下班時間，電話那頭的君君略帶哭腔的說：“你不知道，我每天有多忙，上百封的郵件待處理，還要不時參加無關的會議，常常每天晚上加班到22：00都還要將工作帶回家處理郵件。”

“最委屈的是，居然上司還說訓斥我不會管理時間，每天忙忙忙……卻忙不出個成績來，工作雜亂無章……”

上百封郵件？難道每一封都必須你親自決策？

電子郵件作為企業內部溝通和傳遞檔案，外部商務往來的一種重要又常見的方式。很多人離開辦公室哪怕僅一天，回來後會發現收件箱裡塞滿上百封郵件。嘗試用以下方式會使你在處理電子郵件上花費最少的時間。

1、 減少你接收郵件的數量

認真梳理下你的郵箱裡的郵件，看看有多少是不需要你知悉或決策的郵件，要求那些傳送者將你的郵件地址從傳送列表中移除，並退訂一些新聞郵件或對你毫無價值的其他資訊，並制定好自己的收發郵件群組。

2、仔細地構思郵件和回覆郵件

主題行的內容請與郵件正文相呼應，郵件內容要簡明扼要，切中主題，減少閒談和不必要的客套。儘量使用列舉類目的方式，而不是長篇邊大論的編寫大段句子。並清晰的設定與郵件內容相關的人，發給誰抄送給誰，儘量避免使用”全部回覆”功能。

比如說，你要發一個會議通知，那麼主題是關於XX的會議，每行列出時間：XX；地址：XX；參會人：XX。之後，1、2、3……排序列出討論的內容。

3、勤快而又從容

在每天的上午和下午的時間分配15-30分鐘時間集中處理郵件，並在每天工作結束是處理完當天收到的所有郵件。

當然，你必須在其他時間關閉郵件提醒功能，並強制抑制祝自己每隔幾分鐘就想要檢視郵件的衝動，保證在處理其他事情的時候不被突然而來的郵件打斷你的思路。

4、運用4D原則，爭取將每一封郵件處理到位

Decide（決定）

迅速處理那些可以直接決定的郵件，比如那些能直接決策的郵件，諮詢郵件等；

Deleted（刪除）

如果郵件不需要你回覆，並且和你現在的工作無關，或者所含的資訊可以從其他的郵件中國找到的，請直接刪除它。

比如，你是行政部的經理，公司市場部入職一位新員工，郵件抄送你知悉，而行政考勤表已由人事部新增在系統中，不需要你為此做任何決策和動作，那麼請刪除這型別郵件。

Delegate（授權）

很多時候，很多工作你可以授權，那麼請立即進行，將郵件轉發給適當的部門適合的人，轉發後刪除原始郵件，或是轉移到你的參考資料夾或者跟蹤系統檔案中。

比如：你負責市場，行政部要求提供公司廣告畫面的AI檔案，那麼請轉發設計部，由設計部同事提供，然後刪除。

Defer（延後處理）

如果郵件所涉及的問題只有你能處理，並且不是幾分鐘內就能完成的，那麼輕言後處理，但你處理完其他郵件後再去解決。

很多時候，我們高估了自己的重要性，也低估了合理規劃時間對工作的幫助，不斷的堆積郵件會影響處理事情的情緒並受到未處理郵件的干擾。因此有效的處理郵件能幫你節省時間，並澄澈你的思路。

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